Informe Técnico

INFORME Nº 002–2010–CG/GGD


A : CARLA SALAZAR LUI LAM
Secretaría General.
Comité Directivo del Proyecto.

FRANCISCO JAVIER DE LAS CASAS SOMMERKAMP
Gerencia Central de Desarrollo.
Comité Directivo del Proyecto.

ASUNTO : ACTUALIZACIÓN HACIA LA PLATAFORMA LASERFICHE RIO.

FECHA : Lima, 10 de setiembre de 2010


Tengo el agrado de dirigirme a ustedes, parasaludarlos cordialmente, a la vez, conforme al asunto de la referencia, informar a sus respectivos Despachos, sobre la actualización hacia la Plataforma LaserFiche RIO.

1. ANTECEDENTES

El 22 de julio de 2010, se desarrolló la reunión de trabajo en la que participaron el Jefe de Proyecto, la Facilitadora de la Gerencia de Gestión de Proyecto y el Especialista en Contrataciones del BancoInteramericano de Desarrollo - BID; quien expresó algunos puntos y recomendó realizar las actividades siguientes:

Para la adquisición de los equipos de tecnologías de información, se debe presentar las especificaciones técnicas visadas por la Gerencia de Tecnologías de Información y la Gerencia de Gestión Documentaria; el tiempo para la adquisición de los mencionados equipos tomará cinco meses,desde la presentación de las especificaciones técnicas a la Gerencia de Proyectos.

Cuando es actualización de software se requiere la presentación de un informe técnico funcional, visados por las Gerencias de Gestión Documentaria y Tecnología de Información para sustentar la actualización del respectivo software. Adjuntando además las especificaciones técnicas visadas por las mencionadasGerencias.

El 02 de agosto de 2010, mediante Memorando N° 00293-2010-CG/TD, la Patrocinadora - Líder del Proyecto, alcanzó el Acta de Constitución del Proyecto “Sistema Integrado de Líneas de Producción de Microformas de La Contraloría General de la República”, para dar inicio al proyecto.

El 02 de setiembre de 2010, mediante Memorando N° 00328-2010-CG/TD, la Patrocinadora - Líder del Proyecto,alcanzó el Enunciado del Alcance; documento donde se describe detalladamente el proyecto a gestionar y producto a entregar.

Mediante Memorando N° 00329-2010-CG/TD de fecha 02 de setiembre de 2010, la Patrocinadora - Líder del Proyecto, remitió las especificaciones técnicas de los equipos de cómputo, servidores de datos, escáneres e impresoras de producción visados por las Gerencias de Tecnologíasde Información y Gestión Documentaria a la Gerencia de Gestión de Proyecto para su adquisición.




2. OBJETIVO

• Sustentar técnica y funcionalmente la actualización hacia la Plataforma LaserFiche RIO.

3. FINALIDAD

• Contar con una Plataforma LaserFiche que descentralice las líneas de digitalización de de documentos de las Oficinas Regionales de Control y las integre a la línea deproducción de microformas de la Gerencia de Gestión Documentaria.

4. COMENTARIOS

4.1. LASERFICHE EN LA GERENCIA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA

• El 02 de junio de 1998, se inició el proceso de digitalización con los documentos recibidos en Mesa de Partes; solo se digitalizaba el Formato de Seguimiento – FOSE y el documento de presentación (Oficios, cartas, entre otros.).

• El 04 de enero de2004, comenzó a digitalizarse todos los documentos adjuntos al documento de presentación y FOSE recibidos en Mesa de Partes.

• El 15 de setiembre de 2008, se inició una nueva etapa que es la digitalización de documentos con valor legal; al contar con la certificación de idoneidad técnica de producción y almacenamiento de microformas.

• En la actualidad, además de la digitalización de losdocumentos recibidos en Mesa de Partes, se digitalizan los cargos de oficios entregados por el servicio de mensajería y servicio de Courier, informes de acciones de control emitidos por La Contraloría General de la República.

4.2. VERSIONES DE LASERFICHE EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

• Hasta Octubre 2003: LaserFiche versión 5, con 25 licencias Full, Módulo Web.

• Noviembre 2003:...