informe transferencia


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA


TRANSFRENCIA DE DOCUMENTOS


PRESENTADO POR:
NICOLL ANDREA GONZALEZ GUZMAN
YULIETH ALEXANDRA FLOREZ URREA
JAMILTON ALEXANDER CALVACHE ENRIQUEZ



PRESENTADO A:
ROCIO ASTUDILLO




FICHA: 811795
GESTION ADMINISTRATIVA
FEBRERO 17 DE 2015
POPAYAN
INDICE

Introducción ------------------------------------------------------------- 3
1.1 definición------------------------------------------------------------ 4
1.2 objetivos --------------------------------------------------------------5
1.3 procesos ------------------------------------------------------- 5-6-7
1.4 normatividad ------------------------------------------------------- 8
1.4.1 normatividad organización de cajas y doc.--------- 8-9
1.4.2 normatividad de formularios------------------------- 9-10

1.5 formulario de transferencia ------------------------------10
1.5.1 datos de la unidad ------------------------------------10- 11
1.5.2 datos administrativos --------------------------------------11
1.5.3 descripción --------------------------------------------- 11-12
1.5.4 validación ----------------------------------------------12 -13
1.6 ANEXO:formulario de transferencia --------------------- 14
1.7 conclusiones------------------------------------------------------ 15






INTRODUCCION


El presente trabajo se realiza con el fin de mostrar los pasos que se deben tener en cuenta para realizar la transferencia documental, en el cual se especificara detalladamente como, y que implementos se necesitan para la implementación del programade gestión documental de las entidades.

Teniendo en cuenta la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación, los formularios, la organización a la hora de remitir los documentos se debe hacer organizadamente para el éxito de dicho procedimiento.








TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS


1.1 Definición

Procedimiento mediante el cual las entidades transfieren documentos durante lasfases de archivo, verificando la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
Se realiza mediante el traslado de series documentales una vez hayan cumplido el plazo de permanencia fijado en el estudio de valoración. La transferencia de documentos implica traspaso de responsabilidad de custodia, pero enningún caso la operación de transferencia implica el traslado de la propiedad o de responsabilidad, toda entidad tendrá el poder de propiedad y responsabilidad hasta que se establezca el valor histórico de los documentos o su eliminación.

El Archivo General de la nación será el responsable de los documentos llegados al estadio final, o de conservación definitiva.




1.2 Objetivos

Reducir elespacio que las oficinas dedican a la conservación de documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente.

Transferir al archivo general de la nación los archivos de gestión que mediante la tabla de retención documental requieran de su traslado para la conservación, organización y salvaguarda del patrimonio administrativo, informativo y cultural.

Definir elPrograma de Transferencias Documentales, en términos de procesos y procedimientos anualmente, contribuyendo al normal funcionamiento de los fondos acumulados en oficinas productoras de documentos.

Llevar a cabo la normatividad vigente establecida por el AGN para así lograr que las transferencias documentales se realicen de manera organizada.


1.3 Proceso de transferencia de los documentos

1.Aviso: el personal del Archivo General de la Nación dará aviso, al encargado de dirigir el archivo en la entidad que va a transferir los documentos lo debe hacer con dos semanas de anticipación respecto al plazo señalado en el calendario de transferencias.
2. Suministro de cajas: estas cajas normalizadas son suministradas por el Archivo General de la Nación las cuales tienen unas condiciones...