Informe

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Archivos Administrativos

Aquellos que tienen como finalidad la gestión administrativa. En ellos se guardan los documentos mientras tienen vigencia administrativa. Se caracterizan por el gran volumen de información que poseen, puesto que es una documentación que se genera y circula para resolver el trabajo diario de la institución. No admite destrucción y selección alguna puesto quese trata de documentos que establecen derechos, relaciones o vínculos, etc. y son la única garantía de autenticidad. Los documentos de este tipo de archivo son de uso exclusivo de la institución que los genera. También se les denomina archivo abierto o vivo

En los archivos administrativos hay dos clases que son:

1. El Archivo de Oficina

1.1 Definición: El Archivo de Oficina custodia ladocumentación mientras todavía está en trámite o es de uso muy frecuente y tiene que prestar servicio a la administración productora y a los ciudadanos. Por lo tanto, su organización forma parte del trabajo de la propia unidad administrativa.

Cada Servicio, o unidad administrativa, ha de mantener un archivo de oficina debidamente organizado mediante la formación de expedientes y seriesdocumentales de acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo Central. La organización que se dé a los documentos en esta primera etapa determinará las posibilidades de tratamiento que reciban más tarde.
Cada unidad administrativa ha de tener un responsable de su archivo de gestión.

1.2 Características:

Iniciación: recoge las solicitudes que formulan los interesados, en el caso deiniciarse a solicitud de persona interesada, o bien, en el caso de procedimientos iniciados de oficio, recogerá el documento o documentos que expresan el objeto del mismo, denominado acuerdo de iniciación (por ejemplo, los expedientes de contratación se inician de oficio con el acuerdo del órgano de contratación donde se motiva la necesidad del contrato).

Ordenación: como la ordenación es, másque una fase, un conjunto de actuaciones que se llevan a cabo durante la tramitación del procedimiento, los documentos que se generan se ordenan cronológicamente dentro de la documentación de instrucción, teniendo en cuenta las fechas de entrada y de salida del Registro.

Instrucción: los documentos que se generan en esta fase del procedimiento se refieren a actos administrativos que se dictandurante la tramitación del procedimiento, tales como diligencias, dictámenes, certificaciones, propuestas, pruebas, informes, o documentos acreditativos de las notificaciones, así como las alegaciones que puedan realizar las personas interesadas.

Finalización: en esta fase encontramos los documentos que ponen fin al procedimiento administrativo; como regla general la resolución y el documentoacreditativo de su notificación. Y en algunos casos, el expediente contiene los documentos que expresan las medidas adoptadas por la Administración para la ejecución forzosa de sus resoluciones o decisiones: por ejemplo, los documentos generados durante el procedimiento iniciado para el pago de una deuda cuando no se hace de forma voluntaria.

2. El Archivo Central

2.1 Definición: ElArchivo Central o General es la unidad que coordina el sistema archivístico de la Consejería o Delegación en la que trabajamos. Se encarga de planificar la organización de la documentación de todas las unidades administrativas y garantiza el acceso a los documentos así como su debida conservación.
Al frente de un archivo central siempre habrá personal especializado en archivos, es decir un archiveroo archivera.

Según la Ley de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha existirá un archivo central en cada Consejería, Delegación Provincial y en aquellos organismos que posean cierta autonomía por disposición legal expresa, como por ejemplo el
SESCAM o el SEPECAM. Los archivos centrales, sin perjuicio de la dependencia orgánica, dependerán en lo relativo a su funcionamiento de las...