Informe

PROCEDIMIENTOS PARA LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS
DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA CODIGO:
INTERESADO: ARCHIVO CENTRAL FECHA:
Nº DE PASOS: 13 PASOS DIAS:

DESCRIPCION
Es el procedimiento mediante el cual, el Archivo Central de la Universidad Nacional de Huancavelica eliminara aquella documentación, quede acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención de Series Documentales, ha vencido su periodo de retención en dicho nivel de archivo.

REQUISITOS
• Conformación del Comité de Evaluación de Documentos de la UNH.
• Documentación clasificada, inventariada y muestras de documentos a eliminar.
• Los documentos por eliminar deben haber vencido los periodos de la Tabla de Retención.
•Aprobación por parte del Archivo General de la Nación.





ACCIONES A SEGUIR

1er paso.- El responsable del Archivo Central de la UNH. Verifica los documentos que hayan superado su valor administrativo y sus requerimientos legales de custodia según la Tabla de Retención.

2do paso.- Realiza un informe general, mencionando el tipo de documentación que propone para su eliminación, adjuntandolos sustentos técnicos que justifica la eliminación y solicita asesoramiento.
3er paso.- El personal encargado del Archivo Central de la Universidad Nacional de Huancavelica, elabora el Cronograma Anual de Eliminación de Documentos, el cual es elevado a la Oficina de Secretaria General para su aprobación. Y luego el Inventario y las muestras serán evaluados por el (CED).
4to paso.- Una vezaprobado el Cronograma Anual de Eliminación de Documentos, por Secretaria General este es elevado al Archivo General de la Nación para su aprobación.
5to paso.- Los documentos seleccionados para su eliminación, serán empaquetados en bolsas de polietileno de 1.5m de alto por 0.4m de ancho por 0.20m de largo, las cuales serán numeradas, consignando dicho número dentro de los inventarios de eliminación.6to paso.- La Oficina de Archivo Central redacta un informe técnico adjuntando el inventario de eliminación de dicha documentación y las muestras documentales, dirigido a Secretaria General, donde se emite opinión y propone la eliminación de la documentación seleccionada.
7mo paso.- El (CED). Evalúa el expediente y elabora un acta del acuerdo tomado.
8vo paso.- El (CED). Eleva a través deSecretaria General el expediente al Archivo General de la Nación, solicitando la autorización para la eliminación de documentos de conformidad con el procedimiento legal establecido.
9no paso.- El Archivo General de la Nación determina la procedencia o improcedencia de la solicitud de eliminación.
10avo paso.- De determinarse la procedencia del pedido de eliminación, el Archivo General de la Nación,verificara la concordancia de eliminación de los paquetes existentes, de no mediar los inconvenientes serán recogidos por este para su disposición final.
11avo paso.- El Archivo General de Nación remitirá al Archivo Central de la Universidad Nacional de Huancavelica, una Resolución de eliminación de documentos mediante lo cual dejara una constancia de la conformidad, el mismo que junto alexpediente de eliminación será conservado por el (CED).

ACTA DE SESION DEL COMITÉ DE EVALUACION DE DOCUMENTOS 2012-CED/UHN.


ASISTENTES :……………………………………………………………………
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AGENDA :……………………………………………………......................…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
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En la ciudad de Huancavelica, siendo las …………….horas, del día …………………………………………..en la Oficina del Archivo Central de Universidad Nacional de Huancavelica ubicada en el cuarto piso de la Biblioteca Central, ciudad universitaria Paturpampa, se reunieron los miembros del Comité de Evaluación de...