informe

INFORME VISITA DE LA EMPRESA EMSA Y LA UNIMETA








ELABORADO POR:

YERSON PERILLA REINA
CAROLINA VARGAS PARDO
JESSICA RINCON MONTAÑES
LAURA SANCHEZ SOSSA
DANIELA BARAHONA URREA
TATIANA OROBIO UMAÑA








SENA
CONTABILIZAR DOCUMENTOS
VILLAVICENCIO
2014
INFORME VISITA DE LA EMPRESA EMSA Y LA UNIMETA










ELABORADO POR:

YERSON PERILLA REINACAROLINA VARGAS PARDO
JESSICA RINCON MONTAÑES
LAURA SANCHEZ SOSSA
DANIELA BARAHONA URREA
TATIANA OROBIO UMAÑA




OLGA YANET GUTIERREZ ESPINOSA






SENA
CONTABILIZAR DOCUMENTOS
VILLAVICENCIO
2014

TABLA DE CONTENIDO


Glosario 4
Introducción 6
1. Objetivos 7
2. Bienvenida EMSA 8
2.3 Archivo de Gestión Centralizado 92.4. Archivo Central 13
3. Bienvenida UNIMETA 16
3.1 Inicio 16
3.2 Sistema implementado 17
3.3 Charla Instructiva 17
3.4 Recorrido al archivo central 18
4. Conclusiones 21
4.1 Recomendaciones 22





GLOSARIO

ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan losarchivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
ACUERDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficientefuncionamiento de los archivos.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
ARCHIVISTA: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
ARCHIVÍSTICA: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere sufecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamientode los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer lainformación que contienen.
COPIA: Reproducción exacta de un documento.
COPIA AUTENTICADA: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
COPIA DE SEGURIDAD: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
CUADERNILLO: Conjuntode folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos.
FOLIAR: Acción de numerar hojas.
FOLIO: Hoja.
FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.
FOLIO TESTIGO: Es una hoja que hace referencia a información en otro lugar que no se puede poner en el expediente. Ejemplo: un mapa.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividadesadministrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
GUÍA: Se utiliza en aquellos archivos no centralizados, en archivos históricos o en archivos con varios fondos documentales, la guía cumple la función de registrar...