informe



INFORME DE INVESTIGACIÓN PARA DAR SOLUCIÓN A UNA ORGANIZACIÓN QUE TIENE PROBLEMAS CON LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES QUE RECIBE Y ENVÍA.











Instructora: Flor Nidia Barrera











Aprendices: Yudy Alexandra Cortes Trujillo
Lina Fernanda Quilcue Granada
Hernán Andrés Luna Carreño











SERVICIO NACIONAL DEAPRENDIZAJE
CENTRO COMERCIO Y SERVICIOS
T.G.D 524740
2014



Contenido












¿Cómo coordinar los mecanismos de control con los que se verifican la recepción y envió de los documentos?
OBJETIVOS

1. OBJETIVO GENERAL

Administrar el Sistema de control de correspondencia a través de la Unidad de Correspondencia, Grupo que establece las normas y procedimientos para elrecibo, elaboración, distribución, despacho y conservación de la correspondencia tanto interna como externa

2 .OBJETIVO ESPECÍFICO

Fijar los pasos metodológicos para la recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que recibe y envía.
Diseñar e implantar los medios y mecanismos apropiados (sistematizados o manuales) que permitan un acertado control sobre larecepción, distribución, elaboración y despacho de correspondencia
Archivar, para localizar y consultar en forma fácil, rápida y segura, cualquier documento o asunto en un momento determinado, por quién lo requiera y esté autorizado para ello.
Asesorar al personal encargado de la tramitación y manejo de documentos en cada una de las dependencias o archivos de la Corporación.JUSTIFICACIÓN

La recepción de documentos internos y externos se caracteriza por asegurar la integridad de los documentos manipulados en la unidad de correspondencia, con el fin de recibir, despachar y controlar las comunicaciones oficiales, por lo que se requiere verificar detalladamente el contenido de cada documento que es recepcionado y analizado según la TRD para determinar sudireccionamiento.



























INTRODUCCIÓN

Aplicar los mecanismos de control diseñados (planillas, formatos y software de correspondencia) para realizar un adecuado seguimiento a las comunicaciones internas de carácter oficial, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportuna, en formamanual o a través del software de Correspondencia, y el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.






























MARCO TEORICO

El presente marco teórico se encuentra documentado en las copias de la guía para la administración de comunicaciones oficiales, de este libro se extrajeron, la información necesaria para poderestructurar el marco teórico, y su complemento fue tomado también del Acuerdo 060 del 2001; Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.20:41 donde dice copias hay que ponerle el nombre de las copias que es lo que más falta



















ANTECEDENTES

Launidad de correspondencia se creó en el año 2003, bajo los lineamientos del acuerdo 060 de 2001 con el fin de determinar funciones y procedimientos que se van a realizar, a las comunicaciones que se envían y reciben de la empresa. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción,radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias...