informe

Informe:
¿Cómo se clasifican los documentos?
Según la frecuencia de consulta:


Según lo que se desea almacenar:







Según su ubicación:


Según su grado de privacidad:


¿Cómo están organizadoslos documentos?
Ordenación Cronológica: Se basa en el elemento más estable de un documento, la fecha, y se concreta en la secuencia año, mes y día.
Ordenación alfabética: Toma como elemento deordenación una palabra que servirá para colocar los expedientes en el lugar que les corresponda en un orden alfabético.

Onomástico: Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes quepermanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.
En este sistema se debe tener en cuenta elsiguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final.
Toponímico: Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares.
Temático: Se ordenan las series y subseriesdocumentales por el asunto o tema de su contenido.

Ordenación numérica o correlativa: Responde normalmente al mantenimiento de la numeración asignada a los documentos y a los expedientes en el momentodel inicio del trámite por parte de la oficina de registro de documentos.
Ordenación sistemática: Toma como elemento ordenador un código de un cuadro de clasificación preestablecido.

Instalacionesde los archivos:


¿Cómo se encuentran protegidos los archivos?
Los archivos se encuentran protegidos por medio de un comité de archivo estipulado en el Acuerdo 7 de 1994 en su artículo 19 que dice:“Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programasde trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”.
De la misma manera este debe establecer la simplificación del papeleo inútil y la duplicidad y...