Informe


Estudio de caso: planeación de informe anual
Centro de investigación médica Usted es Alexis, el director de relaciones exteriores de un centro nacional de investigación médica sin fines de lucro que realiza investigaciones sobre enfermedades relacionadas con el envejecimiento. El trabajo del centro se mantiene gracias a fondos proporcionados por diversas fuentes, entre ellas el público engeneral, los estados y subsidios de corporaciones, fundaciones y el gobierno federal. Su departamento prepara un informe anual de los resultados del centro y del estatus financiero para la junta del consejo de administración. El informe se compone principalmente de texto con algunas gráficas y tablas, todo en blanco y negro, y una portada simple. Es voluminoso y su redacción es muy seca. Su producciónresulta barata, fuera del esfuerzo para integrar el contenido, lo cual requiere tiempo para solicitar y obtener información de los otros departamentos del centro. En su última junta, los miembros del consejo propusieron que el informe anual se "rediseñara" para tener un documento que se pudiera utilizar para marketing y publicidad. Quieren que el próximo informe anual se envíe por correo a losdiversos grupos de interés del centro, a los donantes anteriores y a candidatos a donantes con alto potencial. El consejo considera que un documento como éste es necesario para colocar al centro "en la misma liga" que otras organizaciones grandes sin fines de lucro con las cuales compite por donaciones y fondos. El consejo piensa que el informe anual podría utilizarse para informar a estos grupos deinterés los avances que el centro está teniendo en sus esfuerzos de investigación y su sólida política fiscal que permitirá aprovechar mejor los fondos y las donaciones que se reciben. Usted necesitará producir un informe anual más breve, sencillo y fácil de leer que muestre los beneficios de la investigación del centro y su impacto en la vida de las personas. Debe incluir fotografías de varioshospitales, clínicas e instalaciones de atención médica a largo plazo que apliquen los resultados de la investigación del centro. También debe incluir testimonios de pacientes y familias que se hayan beneficiado de la investigación del centro. El informe debe ser "atractivo", multicolor, debe contener muchas imágenes y gráficas fáciles de comprender, y estar redactado en un estilo que puedacomprender el posible donador adulto promedio. Es un trabajo considerable para su departamento, el cual está conformado por otros tres miembros. Tendrá que contratar por fuera algunas de las actividades y tal vez tenga que viajar a varias instalaciones médicas de todo el país para tomar fotos y recoger los testimonios. También deberá someter a licitación el diseño, la impresión y la distribución para quevarios contratistas le presenten propuestas y precios. Según sus cálculos, se deben imprimir y enviar por correo alrededor de cinco millones de copias. Estamos a 1º de abril. El consejo le pide que asista a la siguiente reunión del 15 de mayo para que presente un plan detallado, el programa y el presupuesto y explique cómo terminará el proyecto. El consejo quiere el informe anual "en el correo"para el 15 de noviembre, de modo que los posibles donadores lo reciban en la temporada de Navidad cuando es probable que sean "generosos". El año fiscal del centro termina el 30 de septiembre y sus estados financieros deben estar disponibles para el 15 de octubre. Sin embargo, la información no financiera para el informe se puede empezar a reunir justo después de la reunión del consejo del 15 demayo. Usted quiere asegurarse de cumplir con las expectativas del consejo y que éste apruebe el presupuesto que se necesitará para llevar a cabo este proyecto. Sin embargo, sólo aprobarán si están seguros de que tiene un plan detallado para hacerla. Usted y su personal tienen seis semanas para elaborar el plan que van a presentar al consejo el 15 de mayo. Si lo aprueban, tendrá seis meses, del 15...