informes sistema


PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL COLEGIO PICASSO















PRESENTADO POR:

SANDRA MIREYA ARCE A.
LUISA FERNANDA MARTINEZ
LUCELLY RAMOS V.
CLAUDIA VIVIANA VELASQUEZ U.

CODIGO: 626231
















SENA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACION DE ARCHIVO
PEREIRA RISARALDA
2014


PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTALCOLEGIO PICASSO











PRESENTADO POR:

SANDRA MIREYA ARCE A.
LUISA FERNANDA MARTINEZ
LUCELLY RAMOS V.
CLAUDIA VIVIANA VELASQUEZ U.

CODIGO: 626231



PROYECTO



PRESENTADO A:

GIRLESA GISLENA DUQUE G.
Instructora de Gestión Documental










SENA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACION DE ARCHIVO
PEREIRA RISARALDA2014


CONTENIDO

Pág.


INTRODUCCION…………………………………………………………………… 7
OBJETIVO………………………………………………………………………….. 8
GLOSARIO…………………………………………………………………………. 9
MARCO LEGAL……………………………………………………………………. 13


PRODUCCION DOCUMENTOS CORMERCIALES…………………… 16

CARTAS
Márgenes
Partes
Zonas
Estilos
Esquemas

MEMORANDOS…………………………………………………………….. 22

Márgenes
Partes
EstilosEsquemas
Ejemplo

CIRCULARES………………………………………………………………. 28

Márgenes
Partes
Esquema
Ejemplo

CONSTANCIAS……………………………………………………………. 33

Márgenes
Partes
Estilos
Esquema
Ejemplo

CERTIFICADOS…………………………………………………………….. 38

CONTENIDO

Pág.


Márgenes
Partes
Estilos
Esquema
Ejemplo

ACTAS………………………………………………………………………. 43

Márgenes
Partes
Ejemplo

HOJA DEVIDA……………………………………………………………… 48

Márgenes
Partes
Ejemplo

GESTION DOCUMENTAL…………………………………………………. 53

RECEPCION DE DOCUMENTOS………………………………………… 53

RECIBO
Normativa
Clasificación
Apertura
Revisión
Radicación
Registro
Distribución o reparto
Planillas

DESPACHO
Elaboración
Firma
Traslado
Verificación
Numeración y Fechado
Registro


CONTENIDO

Pág.



Separación
Envió
Planillas

DISTRIBUCION…………………………………………………………… 63Normativa
Distribución de documentos internos
Distribución de documentos externos
Distribución de documentos enviados

TRAMITE……………………………………………………………………. 64

Normativa
Recepción de solicitudes
Respuestas

TABLA DE RETENCION…………………………………………………… 65

Aplicabilidad TRD
Planilla

FOLIACION………………………………………………………………….. 69

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS……………………………………. 71

NormativaClasificación
Organización
Descripción

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN…………………………………………… 74

Organización enciclopédica
Gavetas






CONTENIDO

Pág.


CONSULTA………………………………………………………………… 77

Normativa
Consulta y Préstamo de documentos
PlanillaCONSERVACION………………………………………………………… 81

Normativa
Sistema de integrado de conservación

DISPOSICION FINAL…………………………………………………… 83

Normativa
Conservación total
Selección documental
Eliminación de documento
Procedimiento (microfilmación o digitación)

BIBLIOGRAFIA………………………………………………………….. 87
























INTRODUCCIÓN


El proyecto de gestión documental es la suma de normasque aplican a todas las actividades de la institución, como las comunicaciones oficiales y los actos administrativos en nuestro plantel educativo PICASSO para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior del plantel, es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de lasfunciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta. Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación para los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales así como en la implementación de procedimientos archivísticos.
La unidad de correspondencia del colegio PICASSO tiene una función de gran...