informes y memorandum

GUÍA Nº 4: LOS INFORMES

Los INFORMES son textos informativos en los que un agente emisor hace una
exposición objetiva (oral o escrita) de un contenido para darlo a conocer a un
agente receptor.

En cuanto a estructura (forma) tiene cierto parecido con los memorandos, iniciándose con el MEMBRETE (logo que identifica a la empresa), enseguida la REFERENCIA (frase breve escrita en 3º personaque resume el contenido, FECHA DE EMISIÓN (lugar en mayúsculas, día, mes y año), VOCATIVO (palabra o frase que llama la atención del receptor).

Existen tres tipos de INFORMES: rutinarios (tipo memorando y estandarizados)
especiales y académicos.

CARACTERÍSTICAS DE LOS INFORMES

Estos son de orden ascendente, es decir, van dirigidos a la jefatura informando de hechos, situaciones einvestigaciones para que el receptor del documento decida o actúe en función de la información recibida.

1.-INFORMES RUTINARIOS: Aquéllos que se envían en forma periódica (diaria o semanal, según la empresa). Generalmente, son breves, por ejemplo, informes de venta, informes de producción, etc. Estos informes pueden asumir dos estructuras:





















A) Memorándum: Seutiliza cuando la información suministrada siempre cambia, por tanto, se debe redactar. La estructura de este documento ya fue analizada en páginas anteriores.

Ejemplo:






SOCIEDAD INDUSTRIAL LÍNEX
SECCIÓN COSTOS


MEMORÁNDUM Nº 45

Santiago, julio 10 de 2012


REF. : INFORMA SOBRE INVENTARIOS ROTATIVOS

Estimado Señor:

De acuerdo con su memorándum Nº 76 del 18 dejunio, realicé el estudio necesario para implantar el sistema de inventarios rotativos.

Tal como lo dispuso, se efectuó una selección de las distintas existencias en Bodega Central. Luego se procedió a inventariarlas según procedimiento en uso. Como resultado, se determinó que el sistema actual no satisface por completo las exigencias de control.

En consecuencia, me es grato remitir, endocumento anexo, el estudio efectuado para aplicar el sistema de inventarios rotativos. Sus ventajas son estimables: Economía operativa y comprobación inmediata.


Saluda atentamente,

JUAN PARADA SOTO
JEFE SECCIÓN COSTOS


J.P.S./d.g.h.
Anexos: Estudio inventarios
c. c.: Archivo


B) Informe estandarizado: Se caracteriza por estar prediseñado, es decir, el usuario solo tiene que completardatos, no se requiere de mayor creatividad ni imaginación para desarrollarlo.

Ejemplo:




TIPO: CÓDIGO: 1


1. Revisión anterior: sí ___ no ___ Fecha: _________

2. Reparaciones menores: sí ___ no ___

3. Especificar:


4. Reparaciones mayores:


5. Próxima revisión:



Rancagua, abril 20 de 2012.


ENCARGADO DE MANUTENCIÓN2.- INFORME ESPECIAL

Este informe se considera especial y requiere que el emisor aplique todos sus conocimientos de redacción, pues debe ser claro, preciso y coherente de tal manera que el receptor entienda el mensaje.

Contiene los resultados de una investigación o estudio, por esta razón es extenso. El emisor, quien envía el documento, informa el resultado de una investigaciónrealizada en un periodo X de tiempo (una semana, un mes, quince días) él no determina, sino que da sugerencias comenta y concluye, el receptor o jefatura es quien toma la decisión, por lo tanto, este documento debe ser lo más completo y detallado como sea posible.

ESTRUCTURA O FORMA:

1. Membrete: Nombre de la empresa y unidad emisora.
2. Palabra informe y número correlativo.
3. Lugar y fecha deemisión.
4. Referencia.
5. Vocativo.
6. Mensaje o fondo: Está compuesto por los siguientes elementos:
􀀀 Introducción: Parte preparatoria del informe en la cual el emisor expone
brevemente el objetivo de la comunicación, alude al destinatario a cuyo
requerimiento se elaboró el informe, da una relación del procedimiento
seguido y enuncia las fuentes de información.
􀀀 Texto o cuerpo: Parte...