Informes


Unidad 12. Los informes (I)
12.1. Introducción
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos.
En estaunidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su diseño una vez creado.
12.2. Crear un informe
Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña Crear:

 Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.
 Diseño de informe abre uninforme en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.
 Informe en blanco abre un informe en blanco envista Presentación.
 Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.
12.3. El asistente para informes
En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón .
Esta es la primera ventana que veremos:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.
A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón  osimplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón  y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón  o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .
Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente página.

En estapantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clicsobre el botón  (o directamente hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por código de curso.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente algrupo para seleccionarlo y pulsar el botón .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botón  podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Para cada campo por el que se va a agrupar la informacióndel informe podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo en función de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarán en función del tipo de datos y los valores que contenga. Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos...