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EL ANÁLISIS DOCUMENTAL: INDIZACIÓN Y RESUMEN EN BASES DE DATOS ESPECIALIZADAS
María Cruz Rubio Liniers CINDOC-CSIC

I. EL ANÁLISIS DOCUMENTAL. DEFINICIÓN Y CONCEPTO El análisis documental es un trabajo mediante el cual por un proceso intelectual extraemos unas nociones del documento para representarlo y facilitar el acceso a los originales. Analizar, por tanto, es derivar de un documento elconjunto de palabras y símbolos que le sirvan de representación. En este amplio concepto, el análisis cubre desde la identificación externa o descripción física del documento a través de sus elementos formales como autor, título, editorial, nombre de revista, año de publicación, etc., hasta la descripción conceptual de su contenido o temática, realizada a través de los lenguajes de indización, comopalabras clave o descriptores del tesauro. El concepto de indización se identifica con el análisis del contenido en la medida que dichos lenguajes se utilizan para elaborar los índices temáticos por los que se recupera la información. Muchos y muy diversos pueden ser los métodos de análisis utilizados para representar el documento. La mayor o menor profundidad del análisis dependerá en gran medidade los siguientes aspectos: ?? Tipo de usuarios y necesidades de información más o menos especializadas ?? Tipos de servicios que se ofrecen. Bibliotecas generales, empresas, Centros de Documentación, etc. ?? Documentos a analizar: Libros, artículos de revistas, literatura gris, prensa, legislación. ?? Bases de datos y sistemas de recuperación utilizados y sus posibilidades ?? Finalidad técnicadel análisis: catálogación o recuperación especializada. Podremos hacer una descripción física basada en las normas ISBD y un análisis de contenido superficial a partir de una clasificación universal o encabezamientos de materia, propio de los sistemas bibliotecarios de catalogación y cuya finalidad primordial es la creación de un inventario de documentos. Por el contrario, un sistema documentalespecializado realiza el análisis de contenido basado en la significación o contexto. Es un auténtico análisis en profundidad que implica las técnicas documentales de indización y resumen.

II. LA INDIZACIÓN Y LOS LENGUAJES DOCUMENTALES

Un lenguaje documental es un sistema convencional de signos que permite representar el contenido de los documentos con el fin de encontrar aquellos pertinentesen respuesta a preguntas sobre un tema. Para la mayoría de los especialistas el concepto de lenguaje documental es sinónimo de lenguaje controlado, frente al lenguaje natural que es el que utiliza el discurso científico, técnico o literario. Dicho discurso está cargado de metáforas, sinonimias y hominimias y necesita ser organizado y normalizado para permitir una recuperación eficaz del documentoa salvo de los dos grandes problemas documentales: el ruido, -exceso de información encontrada no pertinente,- y el silencio,- ausencia de información pertinente que existe en la base de datos y no es recuperada. Un título como “ Las sombras del pasado” difícilmente nos orienta sobre el qué, el quién, el cuándo o el dónde. Incluso en otros títulos más precisos la recuperación por unitérminos apartir de las palabras de los títulos crea muchos problemas derivados de la indización con lenguaje natural. Los principales problemas del lenguaje natural son: ?? Normalización de singulares y plurales. Para dicho tema la indización debe ajustarse en lo posible a la Norma UNE 50-106-90.Normas para el desarrollo de tesauros monolingües. Además el significado de muchos términos varía según su número(Derecho; derechos/Obligación ;Obligaciones). ?? Ambigüedad y falta de especificidad. La utilización de unitérminos, propio del lenguaje natural1 crea además ambigüedad y falsas combinaciones en la recuperación. Según el ejemplo anterior un buen sistema controlado debería recoge formas como : Obligación de declarar;Obligaciones del Estado. Muchos términos están perfectamente claros y definidos...