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DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

DEFINICIÓN
La Organización y Métodos, conocida como O y M, es una función especializada conformada por un conjunto de técnicas que tienden a aumentar la eficiencia de los sistemas de información, procedimientos administrativos y el control de operaciones dentro de una organización.
IMPORTANCIA
La organización y métodos, a través de la aplicación dediferentes técnicas, permite simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar en tiempo, energía, materiales y movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia en la operación del sistema (algunos autores dicen que son técnicas de simplificación del trabajo).
La O y M nace mucho antes que el estudio de los sistemas de información Computarizados, desde elinicio de la administración científica. O y M se encargaba del estudio de los sistemas de información de las organizaciones. El desarrollo de los sistemas de información computarizados no excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de información, muy por el contrario, un sistema de información computarizado que no sea desarrollado en forma armónica con la parte manual que loalimenta y a la cual proporciona información, no puede funcionar eficientemente.
OBJETIVOS
El objetivo básico de la O y M es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a través de la simplificación de las operaciones y eliminación de aquellas actividades que se consideran innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas.
ENFOQUE DE SISTEMAS COMOAPOYO A O Y M
La rápida expansión de la aplicación de las técnicas del análisis y diseño de sistemas y la instrumentación de sistemas de procesamiento de datos (PED) no han sido aparejadas con el desarrollo de la interacción entre sistemas y O y M en muchas organizaciones se instrumentan sistemas electrónicos de procesamiento de datos (PED) y sin embargo la parte manual de las actividades adesarrollar (elaboración y distribución de memoranda, verificaciones y firmas, archivos manuales, etc.) no son revisadas actualizadas ni compatibilizadas con el PED. El resultado frecuente es que el sistema total no funciona como se esperaba y las ineficiencias continúan; la evolución del PED hacia sistemas de información general (SIG), o los actuales sistemas de soporte para decisiones gerenciales (SSDG).No han mejorado la situación. Se continúa pensando en muchas organizaciones que O y M y sistemas son dos disciplinas separadas y que deben trabajar separadas.
No podemos estudiar un sistema y computarizarlo en forma aislada del sistema total del cual forma parte.
El enfoque de sistemas, en el que la organización es considerada como un conjunto de partes que interactúan para el logro de unobjetivo. Establecer que el sistema manual y el computarizado interactivo. Esto significa que existe un conjunto de relaciones entre ellos y cuando uno de los dos se altera el otro también se ve afectado, por tal motivo es necesario estudiar ambos sistemas en conjuntos o aun mejor estudiar el conjunto como un solo sistemas.
 
LAS FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O Y M SON LAS SIGUIENTES1.      Análisis del sistema general de información.
2.      Estudio de los Procedimientos.
3.      Análisis de las funciones.
4.      Elaboración de Manuales.
5.      Diseño, evaluación y administración información.
6.      Análisis y diseño de los sistemas de información (especial los archivos manuales).
7.      Estudio de la estructura organizada.
8.    Ordenamiento o distribución de oficinas (aplicaciónde nuevas tecnologías).
9.    Participación en estudios sobre automatización de oficinas.
10.   Participación en estudios de Calidad Total.
11.  Estudios de Servucción.
12.  Planificación de la grupomática.
Estudiaremos cada una de estas funciones en detalle.
 

ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Implica los siguientes aspectos o campos de desarrollo:
a)      Levantamiento o...