Ing. Sistemas
Páginas: 12 (2958 palabras)
Publicado: 15 de marzo de 2013
Sistema Regional de Información sobre buenas prácticas de gestión pública en América Latina y el Caribe
Titulo de la Experiencia: Sistematización y Digitalización de los Documentos Soporte del Perfeccionamiento y Ejecución de los Contratos País: Colombia Nombre de la Institución: Ministerio de Educación Nacional Área Temática Sub Área: Gestión Contractual y Atención al Usuario Fecha de iniciode la experiencia: Junio 2004 Integrantes: Gloria Patricia Quintero Naranjo, Hilda Maria Bonilla Caicedo, Lilian Rocio Mendoza Monroy, Luis Carlos Ruiz
I.
RESUMEN
Con el manejo del proceso de contratación se evidenció la necesidad de las diferentes áreas de mantenerse informados sobre el contenido y estado de los contratos para la toma de decisiones, mediante un proceso de digitalizacióny sistematización de los documentos soportes del perfeccionamiento y ejecución de los contratos se busco facilitar el acceso a la información contractual por medios virtuales para contribuir a la preservación de los documentos y minimizar los tiempos de respuesta al cliente
interno y externo. Esta práctica que inició en el año 2003 y obtuvo un premio en el 2004, ha logrado permanecer en laentidad hasta la fecha y le ha representado al Ministerio de Educación Nacional una reducción en los costos operativos y facilitados el día a día de los servidores.
II. OBJETIVOS:
General
Facilitar el acceso a la información contractual por medios virtuales para contribuir a la preservación de los documentos y minimizar los tiempos de respuesta al cliente
interno y externo. Específicos Digitalizar los documentos contractuales que permita depositarlos en un micrositio virtual para que los servidores desde su puesto de trabajo a través de la intranet puedan acceder a la información.
Establecer un procedimiento de clasificación y archivo que facilite la consulta de los documentos contractuales conservando la misma estructura orgánica de la entidad y dentro de estos por área ynúmero de contrato. III. CONTEXTO DE LA EXPERIENCIA
Antes del año 2002, la contratación de bienes, obras o servicios en el Ministerio de Educación Nacional se realizaba en dos partes diferentes y de forma independiente:
De una parte estaba el Grupo de Adquisición de Bienes y Servicios que se encargaba de tramitar los requerimientos propios del funcionamiento de la entidad y realizaba elproceso de contratación el cual se hacía mediante órdenes de compra y de servicios manejando una doble numeración, la consulta de los documentos era de uso exclusivo de este grupo. Los documentos se conservaban en carpetas depositados en un archivo, bajo la custodia del grupo mencionado, cuando un servidor de otra
dependencia requería alguno de estos documentos lo consultaba directamente en esaoficina y allí mismo se le entregaba copia de lo que necesitara o se facilitaba la carpeta y como consecuencia existía un alto consumo de papel, tintas, energía y tiempo o en su defecto perdida de documentos.
Por otra parte, estaba la Oficina Jurídica quien tenía a su cargo la convenios y contratos en general con los cuales
elaboración de
se ejecutaban las políticas se conservaba en esarelacionadas con el sector educativo, la documentación
dependencia y existía un alto volumen de consulta lo que generaba la pérdida de documentos, no se contaba con un sistema de seguimiento efectivo.
En el año 2003 se creó la Subdirección de Gestión Administrativa Interna y en ella se centralizo la contratación, por lo que le fueron transferidos los contratos vigentes que ascendíanaproximadamente a 1000.
Para conocer el contenido de un contrato y sus anexos los servidores de las distintas áreas del Ministerio debían desplazarse a la Subdirección de Gestión Administrativa Interna donde un funcionario de la misma ubicaba la carpeta, se desplazaba al centro
2
de copiado, empleando aproximadamente 24 minutos por usuario sin contar con el tiempo que empleaban los usuarios en...
Titulo de la Experiencia: Sistematización y Digitalización de los Documentos Soporte del Perfeccionamiento y Ejecución de los Contratos País: Colombia Nombre de la Institución: Ministerio de Educación Nacional Área Temática Sub Área: Gestión Contractual y Atención al Usuario Fecha de iniciode la experiencia: Junio 2004 Integrantes: Gloria Patricia Quintero Naranjo, Hilda Maria Bonilla Caicedo, Lilian Rocio Mendoza Monroy, Luis Carlos Ruiz
I.
RESUMEN
Con el manejo del proceso de contratación se evidenció la necesidad de las diferentes áreas de mantenerse informados sobre el contenido y estado de los contratos para la toma de decisiones, mediante un proceso de digitalizacióny sistematización de los documentos soportes del perfeccionamiento y ejecución de los contratos se busco facilitar el acceso a la información contractual por medios virtuales para contribuir a la preservación de los documentos y minimizar los tiempos de respuesta al cliente
interno y externo. Esta práctica que inició en el año 2003 y obtuvo un premio en el 2004, ha logrado permanecer en laentidad hasta la fecha y le ha representado al Ministerio de Educación Nacional una reducción en los costos operativos y facilitados el día a día de los servidores.
II. OBJETIVOS:
General
Facilitar el acceso a la información contractual por medios virtuales para contribuir a la preservación de los documentos y minimizar los tiempos de respuesta al cliente
interno y externo. Específicos Digitalizar los documentos contractuales que permita depositarlos en un micrositio virtual para que los servidores desde su puesto de trabajo a través de la intranet puedan acceder a la información.
Establecer un procedimiento de clasificación y archivo que facilite la consulta de los documentos contractuales conservando la misma estructura orgánica de la entidad y dentro de estos por área ynúmero de contrato. III. CONTEXTO DE LA EXPERIENCIA
Antes del año 2002, la contratación de bienes, obras o servicios en el Ministerio de Educación Nacional se realizaba en dos partes diferentes y de forma independiente:
De una parte estaba el Grupo de Adquisición de Bienes y Servicios que se encargaba de tramitar los requerimientos propios del funcionamiento de la entidad y realizaba elproceso de contratación el cual se hacía mediante órdenes de compra y de servicios manejando una doble numeración, la consulta de los documentos era de uso exclusivo de este grupo. Los documentos se conservaban en carpetas depositados en un archivo, bajo la custodia del grupo mencionado, cuando un servidor de otra
dependencia requería alguno de estos documentos lo consultaba directamente en esaoficina y allí mismo se le entregaba copia de lo que necesitara o se facilitaba la carpeta y como consecuencia existía un alto consumo de papel, tintas, energía y tiempo o en su defecto perdida de documentos.
Por otra parte, estaba la Oficina Jurídica quien tenía a su cargo la convenios y contratos en general con los cuales
elaboración de
se ejecutaban las políticas se conservaba en esarelacionadas con el sector educativo, la documentación
dependencia y existía un alto volumen de consulta lo que generaba la pérdida de documentos, no se contaba con un sistema de seguimiento efectivo.
En el año 2003 se creó la Subdirección de Gestión Administrativa Interna y en ella se centralizo la contratación, por lo que le fueron transferidos los contratos vigentes que ascendíanaproximadamente a 1000.
Para conocer el contenido de un contrato y sus anexos los servidores de las distintas áreas del Ministerio debían desplazarse a la Subdirección de Gestión Administrativa Interna donde un funcionario de la misma ubicaba la carpeta, se desplazaba al centro
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de copiado, empleando aproximadamente 24 minutos por usuario sin contar con el tiempo que empleaban los usuarios en...
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