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La Entrevista: Herramienta fundamental en la Auditoría
La entrevista es una de las técnicas de auditoría que vamos a repasar en esta serie de post sobre las Auditorías Internas de un Sistema de Gestión de Calidad.
Según la RAE una entrevista es un encuentro y conversación entre dos o más personas para tratar sobre un asunto determinado. En nuestro caso la entrevista es el encuentro entre elauditor o los auditores y el auditado o los auditados para tratar sobre el proceso objeto de la auditoría.

Los objetivos de la entrevista en una auditoría se pueden resumir en:
Conseguir información del propietario o de los responsables del proceso objeto de auditoría
Facilitar la recogida de la información
Realizar un acercamiento con el personal de la empresa, con el que se interactuarádurante el proceso de la auditoría para recabar sus opiniones, sentimientos…
Aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que puede encontrar el auditado.

Las entrevistas pueden ser estructuradas, es decir se plantean las preguntas de antemano y son las mismas normalmente para todos los entrevistados o no estructuradas donde el auditor en base del problema y losobjetivos va elaborando las preguntas sobre la marcha. La entrevista estructurada permite que la información obtenida sea uniforme y además no precisa de auditores muy bien entrenados, en cambio la no estructurada permite profundizar en temas de interés y se adapta como vamos a ver ahora a las susceptibilidades de cada entrevistado.
La gran ventaja de la entrevista en general es que es unaherramienta muy flexible que se puede adaptar a cualquier situación. Por ejemplo si el auditado, después de la reunión inicial está nervioso podemos comenzar a hablar sobre algo que creemos que el auditado domina o que le puede interesar para aliviar tensiones e ir introduciéndonos poco a poco en las preguntas clave sobre los procesos.
Una vez “roto el hielo” debemos orientar nuestras preguntas a conocertodo lo que podamos sobre el proceso.

La entrevista tiene que transcurrir de manera que vayamos verificando la conformidad del cumplimiento de la norma. Para ello es bastante recurrente acudir a listas de chequeo y evidentemente ir comprobando todo, no sólo mediante preguntas, sino por verificación mediante registros y documentación.
El momento más delicado es cuando detectamos una noconformidad. Hay que comunicársela al auditado de la forma más correcta posible. Siempre hay que tratar de evitar destacar una no conformidad como un error, es mucho mejor centrarnos en la mejora o en la acción correctiva a aplicar en un ambiente positivo.
Al finalizar la entrevista es bueno resumir con el auditado las conclusiones y qué es lo que se va a notificar como incidencia. Es mucho mejorcomentarlo ahora que no en la reunión de conclusiones.
Ventajas de la entrevista:
La entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos
La información que el auditor obtiene es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuestas escritas
A través de la entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que aportan una importanteinformación sobre el tema y los auditados.
Desventajas:
Limitaciones en la expresión oral por parte del auditor y auditado.
Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas por eso es esencia siempre comprobar mediante registros o documentos lo que nos cuentan las personas.
Muchas personas se inhiben ante un auditor y les cuesta mucho responder con seguridad yfluidez una serie de preguntas.
(isocalidad2000.wordpress 03/07/2013)





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