INGENIERA




PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAMBIOS


1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para un proceso sistemático de identificación de las necesidades de implementar cambios para el manejo dedocumentación interna, externa, y archivo general.


2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para cualquier cambio que se genere en el área.























3.PROCEDIMIENTO


ETAPA
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
1


Ingreso de facturas
1. Registrar las facturas diariamente para llevar control de sus ingresos, este registro estará en la redcompartida con Alexandra Herrera.
2. Se llevara un consecutivo con sello numerador para control de ingreso.
3. Las facturas se recibirán única y exclusivamente por la persona encargada del área en loshorarios establecidos por la empresa.
4. Los sellos de recepción de correspondencia serán única y exclusivamente para el uso del encargado de este proceso.
5. Los días lunes de cada semana seránentregadas las facturas al área de contabilidad y respectivamente a las obras.


Auxiliar administrativo
Registro de facturas, digital
2
Recepción
de correspondencia

1. La correspondencia que esrecibida en la recepción del Edificio y controlada por la administración, la recibirá única y exclusivamente la persona encargada de la recepción de estos documentos.
2. Crear un usuario y unacontraseña personal para el control que lleva la administración en cuento entrega de correspondencia a las oficinas.
3. El reparto de la correspondencia será diario, este se relaciona en planillas y seencuentra en digital en la red compartida con Alexandra Herrera.








Auxiliar administrativo
Registro de correspondencia, digital
3
Entrega de documentos para archivo por funcionariosde la compañía
1. Estos documentos serán ingresados con un consecutivo manual con numerador y relacionados en un libro de contabilidad, allí quedara consignado quien lo entrega y la ubicación...