Ingenieria Del Software

Manual del Usuario Groupware
por Dionisio Antón (antond@quersystem.com) v1.0

Con este manual usted podrá trabajar con la herramienta Groupware de la plataforma Open-Xchange

Índice:

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Portal Calendario Contactos Tareas

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© Quer SystemPortal
El portal nos muestra toda la información resumida (Citas, Correos Electrónicos, Tareas pendientes )

Pantalla inicial Portal

Carpeta Privada: Muestra las carpetas de uso privado por el usuario. Carpeta Pública: Mestra las carpetas públicas creadas por otros usuarios que nos hayan dado acceso a las mismas. Esto nos sirve por ejemplo para compartir un calendario entre diferentesusuarios o grupos. Carpeta Compartida: Nos muestra las carpetas privadas de otros usuarios que nos hayan dado permiso a las mismas. Normalmente gerencia da acceso a su secretario para que le gestione el calendario. Sistema de Carpetas: Libreta General de Direcciones : Carpeta general de contactos donde todos los usuarios del sistema tienen acceso. Usuarios Internos: Todos los usuarios registrados enla plataforma

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Calendario
Desde el módulo Calendario podremos: 1. 2. 3. Crear, modificar, eliminar, imprimir y buscar citas Convocar reuniones, visualizar la disponibilidad de los compañeros Reservar recursos (salas de reunión, vehículos, equipamiento, ...)

Crear una cita
Pulse sobre el módulo calendario dentro del portal y acontinuación pulse en el botón nuevo

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Vista introducción de datos de una cita

Descripción: Reunión Equipo Localización: Lugar donde se va a desempeñar (C\ Luis La Barca, 15 Madrid) Comienzo: La hora de en que da comienzo la cita Finalización: La hora a la que se tiene previsto terminar Mostrar como: Reservado →Obligada Temporal→Quizás me la pueda saltar o dure menos de lo previsto Ausente → No voy a estar en la oficina Disponible → Lo tengo ocupado, pero puedo conceder tiempo Categorías: (No es necesaria tenerlas creadas, se pueden insertar como texto libre) Comentarios: (Nos debe ayudar a nosotros y nuestros compañeros con información relevante) Recordatorio: (el tiempo antes a la hora de la cita que nos avisa por email)Notificar a participantes: (envía un email a los participantes de la cita cuando se crea y cuando se modifica) Notificar estado a los participantes: (nos activa por defecto la casilla Notificar a participantes)

Tras introducir los datos necesarios podemos guardar la cita o bien, pasar a las siguientes solapas para ampliar

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© Quer Systeminformación:

Solapa Participantes:
Desde este área podemos convocar participantes a nuestra cita y reservar los recursos necesarios que necesitemos.

Vista de asignación de participantes

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Origen de búsqueda: Seleccionamos aquella carpeta que contenga los participantes / recursos que queramos incluir. (Los participantes no es necesario que sean usuarios activos del sistema. Podemos convocarreuniones sobre contactos de los cuales dispongamos de su e-mail. Este usuario recibe un correo de nuestro sistema que adjunta una cita insertable en otras aplicaciones de correo electrónico.) Grupos: Podemos agregar directamente grupos de usuarios completos Nombre para la búsqueda: Nos permite encontrar contactos / recursos por entrada de texto libre. Admite comodines del tipo *texto*, texto*,*texto

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Una vez tenemos localizado el contacto / recurso / grupo, tan solo nos queda agregarlo a la casilla Participar: con los botones Participantes-> / Recursos-> Tras haber asignado participantes / recursos, podemos guardar la cita o bien continuar con la siguiente solapa:

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Solapa Secuencia:
Desde esta área podemos...