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ELABORACIN Y CONTROL DE COMUNICACIONES Contenido SECCIONTITULOPAGINA-Contenido11Objetivo22Alcance23Documentos Aplicables24Glosario de Trminos25Normas y Responsabilidades26Procedimiento37Registros de Calidad48Formularios49Anexos5Anexos Modelos para la elaboracin de Cartas, Fax y Memo. Registros de Control de correspondencias enviadas por unidad y por proyecto, Tabla de Codificacin6 Numero total depaginas sin incluir los anexos 6 Control de elaboracin y aprobaciones de esta versin Elaborado porRevisado porAprobado porCargo Analista de CalidadCargo Gerente de Gestin de Calidad SHACargo Gerente de Gestin de Calidad SHANombre L. MartorellaFirmaNombre N. PagsFirmaNombre N. PagsFirma Control de Cambios Rev. No.FechaBreve Descripcin del CambioElaborado porRevisado porAprobadopor015-04-03Emisin OriginalCargo JGCSHANombre N. PagesCargo C.CNombre N. PiazzaCargo C.CNombre F. Nicoletto128-06-06Cambio en la OrganizacinCargo AGCNombre S.CCargo JGCSHANombre N. PCargo R. CalidadNombre N. Piazza214-08-06ActualizacionesCargo AGCNombre S.CCargo JGCSHANombre N. PCargo R. CalidadNombre N. Piazza328-08-07Cambio de LogoCargo AGCNombre S.CCargo JGCSHANombre N. PCargo R. CalidadNombre N.Piazza415-08-11ActualizacinCargo ACNombre L.MCargo GGCSHANombre N. PCargo GGCSHANombre N. POBJETIVO El presente documento tiene como objetivo describir el sistema utilizado para elaborar, codificar, controlar y mantener, los documentos que se generen que sean clasificados como comunicaciones (correspondencias, fax, memos, minutas de reunin, notas internas). Este sistema de control de documentos cubrir lossiguientes objetivos Asegurar que las correspondencias (cartas, fax y memos) que se generen sean identificadas adecuadamente y sean mantenidas de manera tal que se asegure su disponibilidad cuando sea requerido. ALCANCE Aplica a la elaboracin, identificacin, control y archivo de comunicaciones generada por las distintas unidades, gerencias o proyectos de VINCCLER, C.A., as como al archivo de lascomunicaciones recibida. DOCUMENTOS APLICABLES. Procedimiento Control de los Documentos (VMNAC-PR001). Instructivo Elaboracin y Control de Minutas de Reunin (VMNAC-IT006). GLOSARIO DE TRMINOS. No aplica. NORMAS GENERALES Y RESPONSABILIDADES. Toda comunicacin controlada generada por VINCCLER, C.A. debe ser codificada segn lo establecido en el presente documento, dependiendo de la unidad que lagenere. En cada departamento o instalacin de la empresa se debe asignar a una persona que ser responsable de mantener el registro de los consecutivos de su rea. En cada proyecto u obra, debe asignarse a un responsable por llevar el control de las comunicaciones del proyecto y tiene la responsabilidad de asignar el cdigo de identificacin a las comunicaciones emitidas del proyecto, as como mantener losregistros de Lista de Control de Comunicaciones que se generen por cada unidad (Gerencia o Dpto.) (correspondencias, fax, memos, minutas de reunin, notas internas) y archivar copia de las comunicaciones enviadas y comunicaciones recibidas en las carpetas que le corresponda segn se explica en el presente documento en la seccin 6.2. Codificacin y Registro de Comunicaciones y en el Plan de Calidad delproyecto. Cada Gerente o su designado tiene la responsabilidad de firmar las correspondencias de su gerencia previo a su envo. Las Minutas de reunin sern realizadas segn lo establecido en el documento Elaboracin y Control de Minutas de Reunin (VMNAC-IT006). 6. PROCEDIMIENTO ELABORACIN DE COMUNICACIONES (CARTAS, FAX, MEMOS, ). Para la elaboracin de la correspondencia se utilizarn los formulariospreviamente establecidos dependiendo del tipo de comunicacin a generar, los cuales pueden ser Formularios para Cartas Ver Modelo en Anexo 1 Formularios para Fax Ver Modelo en Anexo 2 Formulario para Memo Ver Modelo en Anexo 3 CODIFICACIN Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIAS. Codificacin de correspondencias emitidas por instalaciones u oficinas. Al elaborar la correspondencia, sta debe ser codificada...