Ingeniero De Sistemas

KAYROS S.A.

Kayros S.A, es una empresa productora comercializadora de engranajes Mexicana. Una de sus políticas es mantener niveles mínimos de inventarios, la necesidad de compra es una respuesta a la evaluación permanente de ellos, a lasnecesidades generadas por el programa de mantenimiento o por el programa de consumos y a nuevas necesidades y planes de la compañía.
El proceso de comprasque se sigue en esta empresa es:
Una vez al mes, el Área de Almacén entrega los requerimientos de materias primas al Jefe de
Compras y Logística, el Jefe de compras y logística compara la información recibida con las cantidades que aparecen en el inventario disponible, según los informes de existencias de almacén y el estado de las órdenes de compra en el Sistema Integrado de Operaciones (SIOP) yel estado de las mercancías en vía para el caso de las compras importadas.
Esta comparación por producto requiere analizar los tiempos de respuesta de los proveedores.
Esta acción genera una Cotización de productos, y por medio de estas, el comprador recopila la información que a su criterio considere necesaria para la definición de las condiciones económicas de la compra, tales como precio demercado, oferta, garantías, fechas de entregas, legalidades, entre otras.
El tiempo estimado del proceso de la compra debe ser en un término NO superior a un (5) días
Después de recibir la Solicitud de Compra aprobada por el Gerente del Área que la requirió, y se realizan las siguientes actividades:
1. Tres (3) cotizaciones por escrito de diferentes proveedores de características similarescuandose trata de artículos de compras nuevas o esporádicas (artículos nuevos o no comprados enel último año).
2. Dos (2) cotizaciones por escrito de diferentes proveedores cuando se trata de artículos conexistencia y compras NO permanentes (artículos no comprados en el último semestre).
3. Una (1) cotización por escrito semestral cuando se trata de artículos con existencias y decomprashabituales (artículos que se han comprado durante el semestre). Esta cotizacióndebe ser hecha con un proveedor diferente del que se está comprando.
4. Las cotizaciones deben ser por escrito dirigidas a nombre del Jefe de compra y Logística o el Analistade Compras, deben ser claras y legibles, sin enmendaduras y debidamente firmadas. Deben contener como mínimo la descripción técnica y detalladadel producto, el valor unitario, los descuentos,tiempo de entrega, el tiempo de pago y la garantía. Se aceptan cotizaciones vía e-mail imprimiendocopia del correo que se recibió.

Si el formato de F-461-01 Requisición de Materiales está debidamente soportado, el Área de
Compras debe hacer lo siguiente antes de elaborar el pedido:
* Analizar las cotizaciones recibidas.
* Definir elproveedor según las políticas de proveedores de la compañía. Anexar las Cotizaciones escritas del proveedor a la F-461-01 Requisición de compras.
* Gestionar el proceso de Autorización presentando la anterior información.
* Diariamente gestionar el Visto Bueno del Gerente del Área de la Orden de Compra de suÁrea.
* A partir del análisis y la comparación entre los inventarios disponibles, lospedidos y lasnecesidades de mercancía, y considerando las políticas de compras e inventarios, elcomprador determina el momento y la cantidad a comprar.
* Proceder con el Pedido o la orden de compra.
3.3. Formato Orden de compra
El Auxiliar de Almacén, con base en la información en las cotizaciones obtenidas y cumpliendo el
requisito de Autorizados y Visto Bueno, debe:
_ Realizar la Ordende Compra F-461-02 en el sistema para los productos inventariados o
manual las órdenes consideradas gasto. La orden de compra en el Sistema Royal 4 se
elabora por el modulo PO y la ruta es PO 4.2. al elaborar la orden de compra, el sistema carga
pendiente por recibir en el almacén; adicionalmente, queda registrada para que al momento
de recibir la factura se pueda hacer la conciliación y...