Ingeniero De Sistemas

TRABAJO ESCRITO

AREA:
ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ALUMNO:
DIEGO ALEJANDRO PEÑUELA TAFUR

TEMA:
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

DOCENTE:
ELVIA LUZ MUÑOZ ZULETA

VILLAVICENCIO-META
10 DE NOVIEMBRE DEL 2012
SENA

SOLUCION DEL TALLER
¿Consulta otras fuentes de información y amplia el concepto de administración documental?
Esgarantizar las disponibilidad de documentos para almacenamiento así en el mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejar de manera eficiente y metódica inmensos volúmenes de información representado en papel y documentos.

¿Examina el listado de términos que aparece en el tema, consulta 10 de ellos?

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos dondese reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas. Con carácter general, no podrá custodiar documentos que superen los diez años de antigüedad.
Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del organismo, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.El archivo central coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión.
Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación permanente. Ingresa la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de gestión. También se pueden conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición o porincorporación.
Camisa: Cubierta en papel doblado para la protección de documentos o expedientes.
Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve para la conservación, y que constituye la unidad de instalación.
Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquicadel fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase de tratamiento archivístico denominada identificación.
Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.
Conservación permanente: Situación derivada de la fase devaloración que afecta los documentos que han desarrollado valores secundarios y en consecuencia no pueden ser eliminados.
Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos por parte de la institución archivística.
Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.
Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de losinstrumentos de información (catálogo) para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.
Descriptores: Identificadores de sitios geográficos, de personas, cronológicos, de entidades y de temas que identifican el contenido de los documentos. A partir de los descriptores se elaboran los índices.
Documento: Toda expresión en lenguaje natural oconvencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producidoorgánicamente y/o reunido y utilizado por una persona, una familia o un organismo, en el ejercicio de sus actividades y funciones.
Función: Conjunto de competencias homogéneas que delimitan cada uno de los grandes campos de actuación administrativa.
Gestión administrativa: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades administrativas para ejercer sus funciones y que pueden ser comunes y...