Ingeniero Industrial

PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE ANTICIPOS Y
LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE

CÓDIGO: FI-P05-PR01
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2007

PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIÓN DE
GASTOS DE VIAJE

REVISADO POR
Secretaria Jurídica
Director General de Recursos Humanos
Jefe Oficina de Tesorería
Jefe Oficina de Control Interno
Jefe Oficina de Presupuesto
Jefe Oficina deContabilidad

APROBADO POR

Vicerrector Administrativo
Director General Financiero

PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE ANTICIPOS Y
LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE

CÓDIGO: FI-P05-PR01
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2007

1. OBJETIVO
Establecer las normas que deben cumplir las unidades, los profesores y el personal
administrativo de la Universidad, en lo concerniente a la solicitud de anticipos ylegalización de gastos de viaje.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud del anticipo de viaje por parte del Profesor/Personal
Administrativo, y termina cuando el anticipo para gastos de viaje ha sido legalizado
por parte del Profesor/Personal Administrativo ante la Oficina de Control Interno.
3. DEFINICIONES

•

Ajuste al presupuesto (AJP): documento en el que se registra el ajuste
cuandoel valor ejecutado es menor al aprobado.

•

Anulación (ANP): documento que se elabora en el sistema Finanzas Plus para
anular los registros que no se ejecutan.

•

Legalización de anticipo (LAN): documento que se elabora en el sistema
Finanzas Plus para registrar el dinero gastado, entregado por la Universidad
mediante la modalidad de registro de disponibilidad de anticipo (RDA).

•Pagaré: título valor en blanco o con espacios sin llenar, sobre el cual el tenedor
legítimo del pagaré podrá llenar los espacios en blanco conforme a las
instrucciones que el suscriptor haya dejado por escrito antes de presentarse el
título para ejercer el derecho que en él se incorpora.

•

Registro de Disponibilidad (RD): documento que se registra en el sistema
Finanzas Plus y através del cual se apropian recursos presupuestales de la
unidad contra los cuales se produce la legalización de los compromisos
adquiridos con terceros o con unidades de la misma Universidad, por concepto
de cancelación del bien o servicio obtenido.

•

Registro de disponibilidad Presupuestal para Anticipos (RDA): documento
de registro en el sistema Finanzas Plus con el cual la Universidadapropia un
recurso de dinero para cubrir los gastos por concepto de alojamiento,
alimentación y transporte en que incurrirá el funcionario para desempeñar sus
funciones fuera de la sede habitual de su trabajo.

eLABORA

Elaborado por Oficina de Organización y Métodos

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SOLICITUD DE ANTICIPOS Y
LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE

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CÓDIGO: FI-P05-PR01VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2007

Registro Único tributario (RUT): “constituye el mecanismo único para
identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de
contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes
declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del régimen común y los
pertenecientes al régimen simplificado; los agentesretenedores; los
importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de
obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduana nacionales,
respecto de los cuales esta requiera su inscripción…”1

4. CONDICIONES GENERALES

FUNDAMENTOS LEGALES
•

“OBLIGACIÓN DE EXIGIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE los
adquirentes de bienes corporales muebles o serviciosestán obligados a exigir las
facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual
que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria
debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.” 2

•

“CASOS EN LOS CUALES NO SE REQUIERE LA EXPEDICIÓN DE FACTURA. No se
requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos,...