Ingeniero

Título: Sistemas de Gestión Integral de Administración Documental en la Empresa Inmobiliaria AJM & Cia Ltda

















Luis Hernando Castro Lesmes




















Universidad Libre
Facultad de Ingenieria
Programa de Ingeneria de Sistemas
Bogota D.C
2013
Título: Sistemas de Gestión Integral de Administración Documental en la EmpresaInmobiliaria AJM & Cia Ltda












Luis Hernando Castro Lesmes



Trabajo de Proyecto de Grado para optar al titulo de Ingeniero de Sistemas





Director
Jairo Augusto Cortes Mendez
Ingeniero de Sistemas













Universidad Libre
Facultad de Ingenieria
Programa de Ingeneria de Sistemas
Bogota D.C
2013


Notas de aceptaciónFirma del Director del Proyecto
Ing. Jairo Augusto Cortes Mendez






Firma Jurado Evaluador

















Bogota D.C., 9 de Marzo de 2013


1. INTRODUCCION
La Organización Inmobiliaria AJM & Cía. LTDA posee un manejo de los documentos en forma manual, la organización de estos documentos está dada por carpetas A-Z serializadas por años aplicando conceptosbásicos de Tablas de Retención Documental (TRD); basándose en el número de inmueble que es asignado por la Herramienta provista por un Outsoursing Informático llamada SIMI – (Sistema Integral de Manejo de Inmuebles). Las carpetas de archivo ocupan un espacio considerable de la locación y la búsqueda de información es en base a los físicos y su efectividad depende de la disponibilidad que tenga losrecursos administrativos y los agentes inmobiliarios que requieran efectuar la consulta.
La gestión de búsqueda genera entre otros lentitud en los procesos en un momento dado, en la actualidad no se reporta inconvenientes por perdida de documentos en sus expedientes, sin embargo no existe una hoja de inventario del expediente en el que se relacione la llegada de documentos nuevos al mismo.
Se hadetectado que en los archivos, la organización cuenta con mucha duplicidad de información, adicionalmente se encuentra que algunos documentos poseen un grado de fragilidad que compromete calidad de la información en su legibilidad y entendible.
Es conveniente tomar en cuenta las fortalezas de las areas de la y el alcance del mismo, aquí se nos recomienda el uso del “método de tormenta de ideas”1el cual está orientado a generar ideas y conceptos que ayuden a conceptualizar la situación del problema planteado.
Basándose en los conceptos básicos de los sistemas de información y los componentes que contienen, se ha planteado a la gerencia de la empresa como solución, el siguiente modelo, que describe en un alto nivel las funciones que desempeñara el sistema dentro de los procesos de laempresa:






Figura 1 Mapa de Gestion de Procesos
El manejo de los documentos en la Organización Inmobiliaria AJM & Cía. LTDA, es de gran importancia para todos los niveles jerárquicos de la empresa, principalmente para la Gerencia y las Jefaturas de Área ya que la velocidad y veracidad con que se obtenga la información, influirá directamente en cualquier proceso que se adelante ó seejecute.
La empresa ha tomado la decisión de implementar una solución tecnológica en el Área Administrativa, con motivación en las nuevas tendencias en la gestión de archivos y como una forma de mayor aprovechamiento del escaso espacio físico para la conservación de los documentos organizados que custodia en sus repositorios de archivo. Por estas razones, ha decidido incorporarse a las nuevastecnologías de digitalización de documentos con valor legal permitidas por el ordenamiento jurídico nacional, de tal manera, que pueda sustituir los documentos físicos por documentos electrónicos con los mismos efectos legales y probatorios, dependiendo el valor de las series documentales y el marco normativo que comprende en cada caso.
Un Sistema de Gestión Documental, como el que se propone en el...