Ingeniero

Nani Ortiz B.
0726101

INFORME FINAL: “APRENDIENDO DE LA EXPERIENCIA”

PARTE 1 - CASO
Situación
Durante el semestre de práctica, se presentó una situación en la cual tenía que reunir todos los documentos de transporte marítimo (BL’s) correspondientes al mes de Septiembre, esto con el fin de tener todas las carpetas listas para la auditoría externa que realiza la PwC a finales del mes deOctubre. Este cargo lo asumí temporalmente, debido a que la persona que allí se encontraba ya había finalizado su semestre de práctica y el jefe tuvo ciertas dificultades para poder conseguir un nuevo practicante que se ocupará de estas actividades.
El reto era poder conseguir todos los 400 BL’s en cuatro semanas, revisarlos, imprimirlos y archivarlos en las respectivas carpetas para la revisiónde auditoría. Adicionalmente verificar que los demás documentos; factura de compra, factura de venta, declaración de exportación, estuvieran todos en orden, específicamente, con el tonelaje correcto, la motonave en la cual se embarcó, el número de entrega y la fecha de zarpe. Y por último remitir a cada ingenio el BL correspondiente a todas sus ventas. Cabe anotar que este era un caso particularporque las personas que realizan la auditoría revisan mes a mes tan solo una parte del total de entregas, sin embargo escogen un mes en el que revisan la totalidad de entregas (ventas) facturadas y en este caso era septiembre.
Desenlace
Anny, la practicante en documentación de BL’s, terminaba su periodo de práctica profesional el 30 de septiembre y a mi me daban la noticia de tomar su puestotemporalmente el martes 25, por lo que desde el miércoles Anny empezó a capacitarme y explicarme todo lo que hacía en su puesto. A partir del 01 de octubre yo empecé a solicitar los BL’s a las navieras vía mail, con algunas me iba bien mientras que con otras no tanto, puesto que no respondían a mi solicitud porque esta debía hacerse a otro lado o porque muchos sugar traders se oponen a que se hagaenvío de estos a otro lado que no sea el cliente o porque simplemente la ignoraban. Empecé a pedir los BL’s de las navieras que no me respondían al personal de Sercodex en Buenaventura, puesto que a ellos la mayoría de las veces le hacen entrega de estos documentos allá en puerto, sin embargo no era muy eficiente porque no lo tomaban con tanta urgencia y con sus múltiples ocupaciones se les ibaolvidando después lo solicitado. Al ver que no respondían empecé a copiar a Yeisy (Jefe coordinación regional) en todos los correos, y tan solo a partir de allí empezaron a enviar unos cuantos. Sin embargo la felicidad no duró mucho porque se les volvía a pasar y no volvían a mandar, hasta la reunión semanal del día de ayer, en la cual Don Fernando me preguntó cómo iba en ese asunto, a lo que respondíque faltaban 100 y que pertenecían a las navieras más difíciles porque ya las había contactado y no los enviaban. Desde allí Yeisy me pidió un listado completo de todos los BL’s pendientes, habló con Alex y le envió el cuadro que me había pedido. Hasta el día de hoy ya sólo hacen falta 60, ellos van a seguir buscando en sus archivos y solicitando los que no tengan, la otra semana me mandarían aBuenaventura y por el momento realizo las remisiones a los ingenios de los meses anteriores y reviso también qué mas puedo pedir por mi cuenta de ese listado de 60, de los cuales he solicitado a los mismos ingenios (cuando se trata de una venta directa) y también a las niñas (customer exportaciones) que trabajan allí mismo en sercodex haciendo los documentos de exportación, ellas me colaboransolicitando el BL al cliente en el exterior, sin embargo esta es la última opción cuando ya no hay más alternativa, para no incomodar al cliente.
Conclusión
En un principio, estaba muy preocupada y un poco estresada porque sentía que era mucho por conseguir (cada tanto seleccionaba los que me llegaban y contaba los pendientes) y porque a la hora de hacer las remisiones a algunos ingenios no sabía...