Ingeniero

Informe Situación del 14° Juzgado Civil de Santiago


y


Propuestas de Mejoramiento en Gestión de Manejo del Mesón























Centro de Apoyo a los Juzgados Civiles de Santiago


Corporación Administrativa del Poder Judicial


Agosto de 2012






Situación general:





El 14° Juzgado Civil de Santiago, desde los inicios de este PlanPiloto, ha sido uno de los juzgados en los que se ha invertido más tiempo a la hora de implementar sistemas de estandarización y mejoras en la gestión administrativa, relacionado siempre con las tareas que esta Unidad Administrativa ha asumido como propias.





Por esta razón es que, a solicitud de don Sr. Luis Osvaldo Correa, Juez titular y en acuerdo con la jefatura de la UnidadAdministrativa (Unidad perteneciente al Centro de Apoyo a los Juzgados Civiles de Santiago) se convino tomar “el control” de la gestión del Mesón de Atención de Público del tribunal.





Para ello se realizó una reunión entre el Juzgado y la jefatura del Centro y se adoptaron ciertos acuerdos en relación a las funciones específicas que podrían ser asumidas por la Unidad, en cuanto al control de losexpedientes en el mesón.


El resumen es el siguiente:


1.- Control de Receptores


2.- Escritos Pendientes.


3.- Bloqueo de Oficios y Exhortos.


4.- Control Audiencias.


5.- Urgencias Copias.


6.- Entrega de Expediente al Usuario.


7.- Filtrar el Paso de Usuarios al Juzgado.


8.- Listas Control de Escritos.


9.- Flexibilidad en Asignación de Funciones.De estos puntos los siguientes corresponden a compromisos asumidos por la Unidad Administrativa: 1, 2, 4, 6,7 y 8 según el acta de acuerdos de fecha14 de diciembre de 2011.





Dichas funciones serán evaluadas en el presente informe, ya que, pese a no tratarse directamente de la función de asociar los escritos recibidos a los expedientes, los problemas acaecidos o falta de eficienciadetectada en ellas repercuten directamente en el resultado del proceso de asociación, generándose reclamos en contra de la gestión del tribunal y de la propia unidad.


Cabe señalar que, como los expedientes se encuentran en constante movimiento dentro y hacia fuera del juzgado y como la utilización de la herramienta informática (SITCI) aún no es obligatoria y 100% efectiva, la tarea dedeterminar la ubicación del expediente resulta difícil y compleja, por lo que finalmente se ha transformado en una función crítica para la unidad.


Es así entonces como para poder ejecutarla con éxito se requiere que, en primer lugar el personal asignado tenga conocimientos en materias jurídicas, sobre todo de índole procedimental y en segundo lugar obtenga un manejo exhaustivo del juzgado en el quetrabaja en un muy breve plazo. La función además debe efectuarse durante todo el día, de manera de entregar al final de la jornada la “lista de despacho”, la que se traduce finalmente en la carga diaria de trabajo de los funcionarios del propio juzgado, entiéndase proveedores.


Por otro lado, la constante rotación de personal en la que se incurre en la unidad debido a la escasez de personaldel que se dispone para hacer frente a las licencias médicas, feriados legales y permisos, ha producido un efecto negativo en la apreciación del resultado general de la gestión de asociación de escritos en el juzgado, ello pues tratándose de una función crítica por el alto nivel técnico que poseen los funcionarios asignados a esta tarea y la necesidad de entregar el despacho a la brevedad, la faltade la totalidad de la dotación necesaria para cumplir con el servicio plenamente se percibe en forma inmediata


Ahora analizaremos las dificultades relacionadas a cada uno de los puntos ya mencionados.























ANÁLISIS DE CUMPLIMIENTO DE TAREAS ASUMIDAS POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA





1.- CONTROL DE RECEPTORES





|Descripción de función...