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Control en Administración de Proyectos
En la actualidad las organizaciones orientadas principalmente hacia los proyectos de todos los tamaños o capacidades, se ven enfrentadas a una gran serie de problemas donde simplemente no prevén su capacidad de respuesta ante el trabajo, donde la mayor parte del tiempo tienen una ineficiente e imprecisa asignación de recursos.
Hoy en día este tipo deorganizaciones han logrado identificar numerosas ideas sobre diversos proyectos, aunque lamentablemente no tienen éxito y tienden al fracaso puesto que no tienen el control necesario de capturar la información del proyecto en una ubicación central y completar los casos de negocio necesarios para cada proyecto. Por lo que caen el común error de todos, no contar con procesos de análisis o criterios deselección claramente definidos y con objetivos claros y medibles.
Además si le sumamos la falta de integración de la información de los proyectos de los clientes esto puede impedir la capacidad de analizar adecuadamente la totalidad del portafolio. Esto es un gran problema para los encargados de este departamento ya que siempre están atareados con el esfuerzo de reunir e implementar datos para lageneración de informes.
La administración de todos los problemas antes descritos exige recursos fiables y eficientes ya que no pueden ser administrados usando solo papel y lápiz o software de primera generación, las soluciones deben ser innovadoras y capaces de abarcar a todos los miembros del equipo de proyecto además de poder automatizar múltiples tareas administrativas críticas. Se debe contarcon recursos analíticos y de alerta para poder identificar problemas antes de impacten en los márgenes y en la satisfacción del cliente.
Analizando la gestión de portafolio de proyecto encontramos que es una función de administración clave la cual requiere un gran esfuerzo disciplinario que asegure el éxito, los gerentes del proyecto necesitan una herramienta que tenga la capacidad de garantizarlas inversiones estratégicas se entreguen dentro de los tiempos establecidos y se encuentren dentro del presupuesto, cumpla las necesidades y especificaciones requeridas. Es muy importante el continuo monitoreo para tomar las mejores acciones y soluciones en caso de algún problema.
Una vez comprendido el problema podemos aclarar que dentro de la gestión de integración del proyecto es muyimportante definir todos los procesos y actividades que integran la dirección de proyectos, se integra el acta constitutiva, se desarrolla el plan de dirección así como la gestión y ejecución del proyecto. Esto es muy importante ya que va a marcar el curso de nuestro proyecto, para poder satisfacer los tiempos y cumplir o sobrepasar las expectativas de nuestros clientes.
Dentro del monitoreo y controldel trabajo del proyecto nos permitirá monitorear, analizar y regular todos los avances que nos ayudaran con el cumplimiento de los objetivos, tenemos que ser concientes que recopilar, medir y distribuir la información relativa al desempeño para poder efectuar mejoras a nuestro proceso e inclusive determinar acciones preventivas o correctivas.
A lo largo de nuestro proyecto debemos mantener unabase de información bastante precisa relativa al producto a trabajar, mediante esto podemos proporcionar información que sustente el avance del proyecto
La gestión del alcance del proyecto es la parte donde se muestran los procesos que se ven involucrados en garantizar el proyecto, para realizar su verificación hay que realizar un proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregablesdel proyecto, además del control de calidad.
Siempre que llevemos procesos de control se debe de contar con mediciones de desempeño con el fin de evaluar la magnitud de la variación respecto de la línea base original del alcance, para poder determinar la varianza y así tomar una decisión para aplicar decisiones correctivas.
Enfocándonos a la gestión del tiempo del proyecto debemos tener claro...