ingles

E
mbajada de Holanda

Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo
Territorial
Unidad Administrativa Especial del Sistema de Parques
Nacionales Naturales
Proyecto FAP Institucional – Embajada de Holanda
República de Colombia

MANUAL DE LOGISTICA PARA EVENTOS DE CAPACITACIÓN
Unidad Administrativa Especial del
Sistema de Parques Nacionales Naturales
(ENERO DE 2004)

DOCUMENTOELABORADO POR:
MARCELA GALVIS HERNÁNDEZ
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ELABORADO POR

ANDRÉS RIVERA BERRIO
(JUNIO DE 2003)
Componente Formación/Capacitación
Proyecto de Fortalecimiento Institucional

1

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INDICE

OBJETIVO
CONSIDERACIONES SOBRE LOS EVENTOS
Niveles en la planeación y ejecución de los eventos
Tipo de Evento
Tipo de Público
ETAPAS EN LA PLANEACIÓN DE LOSEVENTOS
Etapa preparatoria
Durante el Evento
Finalización del Evento
SUGERENCIAS
COMUNIDADES

EN

LA

ORGANIZACIÓN

DE

EVENTOS

CON

INDICE DE FORMATOS UTILIZADOS EN LOS EVENTOS CON CORPACOT
FORMATO 1 Reglamento para la legalización de gastos de viaje
FORMATO 2 Solicitud para la contratación de servicios
(Alimentación y alojamiento)
FORMATO 3 Solicitud para la contrataciónde servicios
(Transportes interdepartamentales)
FORMATO 4 Solicitud para desembolso
FORMATO 5 Solicitud para adquisición de tiquetes aéreos
FORMATO 6 Formato de Recibido
FORMATO 7 Lista de Asistencia
FORMATO 8 Cumplido de Comisión
FORMATO 9 Listas para el Consolidado de Eventos
FORMATO 10 Reporte de gastos de viaje

2

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OBJETIVO
El siguiente manual estadiseñado para enumerar y explicar cada uno de los
pasos que se requieren para desarrollar una exitosa planeación, ejecución y
finalización de eventos de capacitación; también se incluyen recomendaciones
y precauciones para contratiempos frecuentes

los cuales pueden ser

manejados sin generara traumatismos en el curso del evento. Sin embargo, no
debemos olvidar que los eventos de capacitaciónpueden presentar retos
logísticos tan diversos como puedan ser sus temáticas, sitios de desarrollo,
número

de

participantes,

y

presupuesto

disponible,

por

lo

que

recomendaciones tendrán en algunos casos que adaptarse al contexto.

3

estas

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CONSIDERACIONES SOBRE LOS EVENTOS
Niveles en la planeación y ejecución de los eventos
El diseñologístico de un evento de capacitación se interrelaciona y depende del
Plan de Capacitación, el Diseño Pedagógico y el Diseño Administrativo; en el
gráfico siguiente se muestra las interrelaciones entre los diferentes niveles. La
comunicación fluida con la instancia pedagógica, logística y administrativa es
una garantía para el éxito del evento.
GRAFICO No.11.
Capacitación

Esquema para laOrganización de Programas de
PROGRAMA DE CAPACITACION

PÚBLICO OBJETIVO
PERFIL

DE LOS FUTUROS

PARTICIPANTES CONSIDERANDO
ENTRE OTRAS COSAS, SUS ROLES
EN LA INSTITUCION

ESTRATEGIA

ORGANIZACIONAL

GRUPO DE TRABAJO,

OBJETIVOS EDUCATIVOS
CONJUNTO

DE CONOCIMIENTOS,

ORIENTADORES TÉCNICOS, SISTEMA

CAPACIDADES O DESTREZAS QUE SE

DE TOMA DE DECISIONES,

REQUIEREN PARADESARROLLAR EN

RECURSOS, PRESUPUESTO, ETC

EL PUBLICO OBJETIVO

DISEÑO PEDAGOGICO
NIVEL ACADÉMICO

1

RIGOR ACADÉMICO

Cuadro elaborado por Andrés Guerrero.

4

CURRÍCULO

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•

•

POSGRADO:
DOCTORADO, MAESTRÍA ,
ESPECIALIZACIÓN

•

•

MODALIDAD
•
ASISTENCIAL:
PRESENCIAL, SEMIPRESENCIAL,
A DISTANCIA (CORREO
TRADICIONAL Y ELECTRÓNICO,
RADIO,TELEVISIÓN)

•

SISTEMATIZACION

PREGRADO:
PROFESIONAL, TECNOLOGICO,
TÉCNICO

•

•

EDUCACIÓN
CONTINUADA:
DIPLOMADO, CURSO

•
EDUCACIÓN
INFORMAL: CONGRESO,
•
SIMPOSIO, FORO,
ENCUENTRO, ASAMBLEA,
•
CONVENCIÓN, CELEBRACIÓN,
CONVIVENCIA, RETIRO,
FERIA, EXPOSICIÓN

EVALUACIÓN
SEGUIMIENTO

SELECCIÓN
TEMATICA
METODOLOGÍAS:
CLASE, CONFERENCIA,
CHARLA, EXPOSICIÓN,...