ingniero mecanico
Páginas: 6 (1435 palabras)
Publicado: 7 de diciembre de 2014
TÉCNICAS DE CODIFICACIÓN Y ARCHIVO
1INTRODUCCIÓN
“Un sistema de archivo debe reunir de forma ordenada todos los documentos, físicos e informáticos, para que cualquiera pueda encontrarlos de forma rápida cuando sea necesario”.
Es verdad que siempre que decidimos dedicarle tiempo a nuestro Archivo, encontramos mil tareas que parecen prioritarias a esa labor de organización. Esto suceda,sencillamente, porque nunca nos hemos parado a cuantificar el tiempo que dedicamos a buscar y encontrar la documentación que necesitamos en un momento concreto. Por ello es básico antes de lanzarse a archivar tener en cuenta dos sencillos axiomas:
Organizar nuestro Archivo debe convertirse en una tarea prioritaria. Podríamos decir que una labor de base, y que mejorará muchos otros aspectos denuestra práctica laboral diaria.
Archivar lleva tiempo. El tiempo que no dediquemos a archivar, tendremos que dedicarlo a buscar la documentación que no sabemos donde está. Cada día que aplazamos el archivo correcto y sistemático de nuestra documentación, se hace más difícil.
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma decotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente. El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él será copila en forma organizada los registros,documentos de interés para la empresa.
El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos. Según una encuesta realizada a 200 ejecutivos norteamericanos, estos o sus ayudantes pierden un 10,7% de su tiempoporque no pueden encontrar algo. Si partimos de una semana laboral de 40 horas, esto supone 5,5 semanas al año de inactividad. El archivo es la MEMORIA COLECTIVA de la empresa y, como tal, es de suma importancia para su pervivencia y buen funcionamiento.
LA GESTIÓN EFICAZ DE LA INFORMACIÓN
El Desorden es un conjunto de decisiones aplazadas. Todos los papeles que normalmente tenemos encima delescritorio requieren decisiones. Pero, en realidad, solo hay tres posibles decisiones que podemos tomar en referencia a esta información:
Tirarla
Archivarla
Actuar sobre ella
La posibilidad de conseguir nuestras metas está en proporción directa con nuestra disposición de usar la papelera, ya sea física o la papelera del ordenador. Si no sabemos lo que tenemos ni como encontrarlo, novale nada para nosotros. Tenemos que seguir un sistema sencillo para adiestrarnos en este arte. Las siguientes preguntas nos ayudarán en nuestras decisiones:
¿Requiere el documento en cuestión alguna acción por mi parte?
Por el hecho de haber recibido una información no significa que tengamos que guardarla. Si el documento es “solo informativo”, archivamos o tiramos inmediatamente.
¿Puedoencontrarlo en otro sitio?
Si en un futuro necesitara esa información, ¿sería difícil de encontrar?
La información que nos proporciona ese documento,
¿Es suficientemente reciente como para sernos útil?
Actualmente, la información se convierte en obsoleta rápidamente. Por ello debe de ser suficiente anotar la fuente.
¿Para qué puedo utilizar específicamente esta información?
Si noconseguimos identificar claramente como podría usar la información que contiene el documento, no lo guardamos. Es poco probable que recordemos que lo tenemos.
¿Existen implicaciones legales o financieras?
Si no conocemos los requerimientos legales de los documentos, podemos caer en guardar todo basándonos en el “por si acaso”. Por lo que debemos preguntarnos ¿qué es lo peor que me puede pasar si no...
1INTRODUCCIÓN
“Un sistema de archivo debe reunir de forma ordenada todos los documentos, físicos e informáticos, para que cualquiera pueda encontrarlos de forma rápida cuando sea necesario”.
Es verdad que siempre que decidimos dedicarle tiempo a nuestro Archivo, encontramos mil tareas que parecen prioritarias a esa labor de organización. Esto suceda,sencillamente, porque nunca nos hemos parado a cuantificar el tiempo que dedicamos a buscar y encontrar la documentación que necesitamos en un momento concreto. Por ello es básico antes de lanzarse a archivar tener en cuenta dos sencillos axiomas:
Organizar nuestro Archivo debe convertirse en una tarea prioritaria. Podríamos decir que una labor de base, y que mejorará muchos otros aspectos denuestra práctica laboral diaria.
Archivar lleva tiempo. El tiempo que no dediquemos a archivar, tendremos que dedicarlo a buscar la documentación que no sabemos donde está. Cada día que aplazamos el archivo correcto y sistemático de nuestra documentación, se hace más difícil.
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma decotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente. El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él será copila en forma organizada los registros,documentos de interés para la empresa.
El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos. Según una encuesta realizada a 200 ejecutivos norteamericanos, estos o sus ayudantes pierden un 10,7% de su tiempoporque no pueden encontrar algo. Si partimos de una semana laboral de 40 horas, esto supone 5,5 semanas al año de inactividad. El archivo es la MEMORIA COLECTIVA de la empresa y, como tal, es de suma importancia para su pervivencia y buen funcionamiento.
LA GESTIÓN EFICAZ DE LA INFORMACIÓN
El Desorden es un conjunto de decisiones aplazadas. Todos los papeles que normalmente tenemos encima delescritorio requieren decisiones. Pero, en realidad, solo hay tres posibles decisiones que podemos tomar en referencia a esta información:
Tirarla
Archivarla
Actuar sobre ella
La posibilidad de conseguir nuestras metas está en proporción directa con nuestra disposición de usar la papelera, ya sea física o la papelera del ordenador. Si no sabemos lo que tenemos ni como encontrarlo, novale nada para nosotros. Tenemos que seguir un sistema sencillo para adiestrarnos en este arte. Las siguientes preguntas nos ayudarán en nuestras decisiones:
¿Requiere el documento en cuestión alguna acción por mi parte?
Por el hecho de haber recibido una información no significa que tengamos que guardarla. Si el documento es “solo informativo”, archivamos o tiramos inmediatamente.
¿Puedoencontrarlo en otro sitio?
Si en un futuro necesitara esa información, ¿sería difícil de encontrar?
La información que nos proporciona ese documento,
¿Es suficientemente reciente como para sernos útil?
Actualmente, la información se convierte en obsoleta rápidamente. Por ello debe de ser suficiente anotar la fuente.
¿Para qué puedo utilizar específicamente esta información?
Si noconseguimos identificar claramente como podría usar la información que contiene el documento, no lo guardamos. Es poco probable que recordemos que lo tenemos.
¿Existen implicaciones legales o financieras?
Si no conocemos los requerimientos legales de los documentos, podemos caer en guardar todo basándonos en el “por si acaso”. Por lo que debemos preguntarnos ¿qué es lo peor que me puede pasar si no...
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