Inidicadores de género

IV CIEMAC C. Azofeifa

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APLICACIÓN DE MICROSOFT PROJECT A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS1
Carlos E. Azofeifa Z.2

Resumen
Se presenta una de las mejores herramientas de gestión de proyectos: Microsoft Project 2003. Estudiaremos y analizaremos tanto sus beneficios como sus limitaciones. Además mostraremos como introducir la información a MS Project y también como obtener e interpretarcorrectamente los informes dados por el programa, de manera que podamos refinar y realizar los cambios necesarios en el proyecto, a fin de poder cumplir los objetivos de éste de acuerdo a lo planeado. Por razones de espacio el estudio se limitará en general a la creación y programación de las tareas del proyecto, así como la información general sobre éste.

Introducción
Los conceptos modernos ysistemáticos de la administración de proyectos se desarrollaron en los últimos 50 años, así como sus métodos, sistemas y herramientas, se puede decir que desde la segunda guerra mundial con técnicas como la programación lineal, PERT, CPM etc. Sin embargo hace apenas unos 10 años que su divulgación como una profesión en gran escala comienza a crecer gracias a la Internet. La administración deproyectos es un conjunto completo, actualizado y práctico de métodos, procedimientos, sistemas y herramientas necesarios para iniciar, planear, ejecutar, controlar y cerrar proyectos. Hoy día la tendencia mundial es administrar profesionalmente los proyectos. Entre algunas de estas herramientas de gestión de proyectos tenemos a Microsoft Project. De hecho la administración de proyectos formal a final decuentas resulta menos costosa que la tradicional. De igual manera es más efectivo administrar nuestros proyectos con orden y rendición de cuentas, que improvisar soluciones sobre la marcha, además que en este enfoque informal se desarrolla a destiempo el alcance del proyecto, generando retrabajos, costos innecesarios y entregas tardías, entre otras. Es claro que, aunque pudiéramos tener la mejorherramienta de administración de proyectos que existiera a nivel mundial, nunca podrá ésta sustituir nuestro buen juicio. Sin embargo, la herramienta puede y nos debe facilitar mucha información.

Este trabajo forma parte del Proyecto No 820-A2-115, inscrito en la Vicerrectoría de Investigación de la Universidad de Costa Rica.
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Escuela de Matemática. Universidad de Costa Rica,Universidad Nacional, Costa Rica

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Aplicación de MS Project en la administración de proyectos

¿Qué es Microsoft Project?
MS Project es una herramienta eficaz que ayuda a organizar y a controlar las diversas peculiaridades de un proyecto. Como es un miembro de la familia de los programas de escritorio de Microsoft Office su apariencia es muy similar a la de MS Word, Excel y Accex. Por lotanto usted se sentirá familiarizado con muchos de los elementos de la interfaz de la ventana de Project.

Microsoft Project nos facilita entre otras alternativas:
• • • • • Poder realizar todo un seguimiento de toda la información de los requerimientos del trabajo, costos, la duración y los recursos para el proyecto. Visualizar el plan del proyecto en un formato estándar. Observar laprogramación y recursos de manera apropiada y consistente. Comunicar la información a los recursos y otros participantes. Usted indica algunos datos y MS Project hace el resto, por ejemplo si usted le da la duración de una tarea MS Project calculará las fechas de comienzo y de fin de la misma de forma automática. • • Además si cambia algún factor, MS Project recalculará la programación para que pueda ver elefecto del cambio de manera instantánea. Mantiene un equilibrio entre el ámbito, los recursos y el tiempo (ver si los recursos asignados disponen de suficiente tiempo para realizar tareas nuevas sin ampliar la fecha límite del proyecto). • • También le ayudará a mantener el equilibrio entre las horas necesarias para completar una tarea, los recursos asignados y la duración global de la tarea....