Instructivo Aplicativo Programaci N Y Seguimiento



EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P.

EQUIPO DE PROGRAMACIÓN Y DESEMPEÑO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS DE INFREAESTRUCTURA





INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE APLICATIVO DE PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS



Versión 01
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Mes XX de 2015
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN 3
2. OBJETIVO 3
3. ALCANCE 3
4. DEFINICIONES 4
5. INDUCCIÓN AL APLICATIVO 5
5.1 Ingreso al Aplicativo 5
5.2 Descripción de los Iconos del Aplicativo 6
6. CONTENIDO 7
6.1 Generar Pesos de las Tareas 7
6.1.1 ¿Cómo ingresar los pesos al archivo? 126.2 Cargar Pesos al Proyecto 13
6.3 Construir Curva S 16
6.4 Cargar Ejecución 20
6.5 Generación de alertas de atrás mensuales en la ejecución 20
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 20



1. INTRODUCCIÓN

La programación y seguimiento realizado por parte del equipo de programación y desempeño es el proceso que se encarga en un primer momento desde la parte de la programación de asignar tiempos y recursos aactividades específicas así como relacionar las actividades entre sí, y por otra parte, desde el seguimiento se mide el desempeño mediante la validación, organización y comunicación de la información generada por las áreas o equipos ejecutores sobre los avances en la ejecución del proyecto.

Considerando lo anterior desde la gerencia de proyectos de infraestructura del grupo EPM, viendo lanecesidad de automatizar algunas actividades tanto de la programación como del seguimiento, se desarrolló un aplicativo integrado a Microsoft Excel, que se implanto mediante el uso de Macros que no son más que una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos, logrando con esto optimizar todo el procesoen términos de tiempo y eficiencia.


2. OBJETIVO

Por medio de este instructivo se pretende detallar el procedimiento correspondiente al manejo del aplicativo de Excel que servirá como herramienta que optimizará la programación y el seguimiento de los proyectos adscritos a la gerencia de proyectos de infraestructura.


3. ALCANCE
Con el uso de este aplicativo se logra la automatización de variastareas que se realizan por parte del equipo de programación y desempeño, mediante el uso de Macros VBA (Visual Basic for Applications) en Excel que otorgan numerosas ventajas como lo son la minimización de errores de cálculos, ahorro de tiempo de trabajo, resolución de cálculos complejos, eficacia y eficiencia.
Este aplicativo nos permite:
Generar los pesos de las tareas
Cargar pesos alproyecto en MS Project
Construir la curva S
Cargar la ejecución del proyecto
Generar las alertas de atrasos mensuales en la ejecución


4. DEFINICIONES

Programación: Proceso en el que se asignan tareas, se establecen plazos (tiempo) y se determinan los recursos necesarios para realizar actividades específicas, así como establecer la relación existente entre sí.

Seguimiento del proyecto: Una vezestablecida una línea base, es posible hacer un seguimiento del proyecto. Tras actualizar las tareas reajustaremos el proyecto usando las holguras restantes para cumplir con los plazos.

Estructura de Desglose de Trabajo (EDT): se define como una descomposición jerárquica, orientada a los entregables, relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr sus objetivos y crearlos entregables requeridos, esta provee un marco para todos los elementos del proyecto, las tareas específicas que se deben realizar y para preparar mejores estimados de costo y programas de trabajo.

Hitos: Son aquellas actividades que no tienen recursos ni duración y sirven para representar eventos específicos, como la finalización de una tarea del cronograma. Dentro de la programación y...