Instructivo básico para la Gestión de Documentos

ARCHIVO INSTITUCIONAL

INSTRUCTIVO BÁSICO PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
VERSIÓN 2

ELABORADO POR:
LAURA ESPINOZA ROJAS
COLABORADORAS:
LAURA LETICIA ALFARO AGÜERO
MARITZA CONTRERAS ÁLVAREZ
ALIANA GÓMEZ ARIAS
MARJORIE JIMÉNEZ SÁNCHEZ
GRETTEL SÁNCHEZ HERNÁNDEZ
ISABEL SOTO BOLAÑOS

2015

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Tabla de contenidoINTRODUCCIÓN......................................................................................................... 3
PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS ................................................................... 4
1 Clasificación de documentos .................................................................... 5
Organización del Archivo Físico y Electrónico ..................................................... 6
Archivofísico.............................................................................................................. 6
ÁMBITO No. 1 Oficina productora ......................................................................... 6
ÁMBITO No.2 Institución a la que pertenece la oficina productora ................ 8
ÁMBITO No.3 La Administración Pública ............................................................... 8
ÁMBITO No.4 Las empresasprivadas..................................................................... 8
ÁMBITO No.5 Los particulares ................................................................................. 8
ÁMBITO No. 6 Organismos internacionales .......................................................... 8
ARCHIVO ELECTRÓNICO........................................................................................ 13
2.Ordenación de documentos .......................................................................... 16
3. Descripción de documentos ................................................................... 16
Archivos de gestión ................................................................................................ 17
Archivo institucional y periféricos......................................................................... 20
Listas de Remisión ................................................................................................... 20
Inventarios ................................................................................................................ 21
4. Valoración, Selección y Eliminación ....................................................... 22
Valor primario.......................................................................................................... 22
Valor secundario (o científico-cultural) .............................................................. 22
Elaboración de Valoraciones documentales .................................................... 22
Pasos para la realización de las valoraciones de documentos ..................... 23
Pasospara la eliminación de documentos ........................................................ 25
Pasos para la remisión o traslado de documentos ........................................... 26
5. Conservación ............................................................................................. 28
Conservación preventiva...................................................................................... 29
Restauración ............................................................................................................ 30
6. Uso del correo electrónico ....................................................................... 31
Glosario..................................................................................................................... 39
Referencias Bibliográficas..................................................................................... 50

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INTRODUCCIÓN

El presente documento nace en respuesta a la necesidad de regular la
Gestión de Documentos en la Universidad Técnica Nacional, con el
objetivo de normalizar la organización de los distintos archivos de las
unidades administrativas, según los procesos técnicos archivísticos de...