INSTRUCTIVO DE CAJA MENOR


1. OBJETIVO

Determinar la base de las cajas menores de las regionales, las fechas de solicitudes de reintegro o legalizaciones, las fechas de solicitudes y los rubros que se deben utilizar comocaja menor.

2. ALCANCE

Las regionales de: Barranquilla, Cartagena, Girardot, Manizales, Cali y las agencias, sucursales o nuevas regionales que abra la compañía.

3. GENERALIDADES

Sedenominan gastos de caja menor, como su nombre lo indica, todos aquellos relacionados con el funcionamiento o desarrollo administrativo de las oficinas regionales, en cifras menores

4. RUBRO

Losgastos a realizar por Caja Menor en las regionales, serán los siguientes


Papelería y fotocopias
Recarga de cartuchos
Peajes
Envío de correspondencia
Implementos de aseo y cafetería
Aseo deoficinas
Transportes urbanos
Parqueaderos
Copias cámaras de comercio
Lavado de vehículos
Almuerzos con cliente (Justificados)
Recargas a celulares en casos de emergencias

El rubro de:Combustibles
Cambios de aceites, filtros
Llantas, mantenimientos, baterías etc.
Reparaciones locativas
Compras en general (Equipos de oficina, muebles, vehículos etc.)
Transportes intermunicipalesViáticos



Y otros gastos no contemplados en la caja menor, deben ser solicitados previamente a la Gerencia Administrativa, para su revisión y aprobación, previo cumplimiento de los controlesinternos.

Todos los gastos que se puedan pagar por transferencia desde la ciudad de Bogotá, se harán de esa manera: Servicios públicos, arriendos, otros.

5. FECHAS DE LEGALIZACION

Todos los 15 y 30de cada mes, las regionales deben enviar la legalización de caja menor, de los gastos a esa fecha.
El departamento de contabilidad procederá a revisar y realizar los reintegros, a los cinco díashábiles siguientes al recibido de la caja menor.

6. REQUISITOS

Los gastos que se incluyan en las cajas menores, deben cumplir con los requisitos contables y legales como:

Deben ser legibles...