instructivo de caja
Páginas: 6 (1494 palabras)
Publicado: 20 de enero de 2015
LLANTERA “EL OSO S.A.”
INSTRUCTIVO DE MANEJO DE CAJA CHICA
INDICE
1. Introducción 3
2. Objetivo 3
3. Alcance 3
4. Normas Generales 3
4.1. Responsabilidades 3
4.2. Monto 4
4.3. Custodio de caja chica 4
4.4. Desembolsos 5
4.5. Prohibiciones del uso del fondo 6
5. Normas específicas 6
5.1. Facturas de soporte 6
5.2. Reposición de caja chica 75.3. Control interno del fondo de caja chica 8
6. Cumplimiento y difusión 8
7. Formularios 8
7.1. Arqueo de caja chica 8
7.2. Vale de caja chica 10
7.3. Reposición de caja chica 11
1. Introducción
El presente instructivo se ha diseñado para promover el correcto uso del fondo de caja chica, ya que es necesario poseer normas y procesos con instrucciones claras para todos losactores involucrados en el manejo de caja chica. Este instructivo contiene información general sobre el proceso de creación del Fondo de Caja Chica, así mismo contiene las normas generales para su funcionamiento. Tiene como propósito servir como una herramienta que guíe el proceso, uso y manejo de los fondos efectivos de la organización, es por esto que debe implementarse con carácter de obligatoriedad.La caja menor o caja chica es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que está destinado a cubrir gastos menores, no frecuentes y urgentes, de la organización que no requieren uso de un cheque.
2. Objetivo
Facilitar de manera clara y sencilla a las diferentes unidades o dependencias de la empresa, las normas y procedimientos que regulan la creación y funcionamiento del Fondo deCaja Chica a fin de que cumpla con el propósito para el que se lo creo, para así precautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos.
3. Alcance
Este instructivo está dirigido a todas las áreas de la empresa que posean el fondo de caja chica y su aplicación es de carácter de obligatorio.
4. Normas Generales
4.1. Responsabilidades
A través de la Dirección financiera de laempresa se podrá autorizar la creación de un Fondo de caja chica, una vez que se haya realizado un análisis de las necesidades de cada unidad o dependencia de la empresa, a fin de verificar o corroborar la creación del mismo.
Cada Gerente o Coordinador deberá realizar exposición de motivos donde se justifique la creación del Fondo, dicha exposición será analizada por la Dirección Financiera.El fondo será manejado por el responsable o custodio (empleado) a quien se le asignó la caja chica, por ningún motivo será fraccionado y/o entregado a terceras personas.
4.2. Monto
El monto del fondo se establece de acuerdo las necesidades administrativas, tomando en cuenta el valor mensual del movimiento de gastos menores, la disponibilidad y programación de fondos de la empresa. Elmonto de fondos de Caja Chica no podrá exceder a $150 (Ciento cincuenta dólares).
4.3. Custodio de caja chica
El Custodio del fondo de Caja Chica, debe ser designado por escrito.
El Custodio del Fondo de Caja Chica debe ser un empleado que por la naturaleza de sus tareas, permanezca la mayor parte del tiempo laborable dentro de las oficinas y que no participe de manera directa ni indirectaen labores relacionadas con los registros contables u otras funciones financieras.
El dinero que integra el fondo de Caja Chica y los documentos que respaldan sus operaciones, deben permanecer resguardados bajo llave, de manera ordenada y en un
lugar seguro.
Diariamente el Custodio del fondo de Caja Chica debe hacer un arqueo para determinar su saldo al final de cada día, sinperjuicio de los arqueos que de manera independiente puedan realizar el/los funcionarios autorizados del Departamento de Financiero.
El Custodio del Fondo de Caja Chica debe firmar un recibo oficial al recibir los fondos, no puede existir más de un Custodio.
Contabilidad debe cargar a cuenta del Custodio del Fondo de Caja Chica todos los faltantes registrados, estos montos deben ser deducidos del...
LLANTERA “EL OSO S.A.”
INSTRUCTIVO DE MANEJO DE CAJA CHICA
INDICE
1. Introducción 3
2. Objetivo 3
3. Alcance 3
4. Normas Generales 3
4.1. Responsabilidades 3
4.2. Monto 4
4.3. Custodio de caja chica 4
4.4. Desembolsos 5
4.5. Prohibiciones del uso del fondo 6
5. Normas específicas 6
5.1. Facturas de soporte 6
5.2. Reposición de caja chica 75.3. Control interno del fondo de caja chica 8
6. Cumplimiento y difusión 8
7. Formularios 8
7.1. Arqueo de caja chica 8
7.2. Vale de caja chica 10
7.3. Reposición de caja chica 11
1. Introducción
El presente instructivo se ha diseñado para promover el correcto uso del fondo de caja chica, ya que es necesario poseer normas y procesos con instrucciones claras para todos losactores involucrados en el manejo de caja chica. Este instructivo contiene información general sobre el proceso de creación del Fondo de Caja Chica, así mismo contiene las normas generales para su funcionamiento. Tiene como propósito servir como una herramienta que guíe el proceso, uso y manejo de los fondos efectivos de la organización, es por esto que debe implementarse con carácter de obligatoriedad.La caja menor o caja chica es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que está destinado a cubrir gastos menores, no frecuentes y urgentes, de la organización que no requieren uso de un cheque.
2. Objetivo
Facilitar de manera clara y sencilla a las diferentes unidades o dependencias de la empresa, las normas y procedimientos que regulan la creación y funcionamiento del Fondo deCaja Chica a fin de que cumpla con el propósito para el que se lo creo, para así precautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos.
3. Alcance
Este instructivo está dirigido a todas las áreas de la empresa que posean el fondo de caja chica y su aplicación es de carácter de obligatorio.
4. Normas Generales
4.1. Responsabilidades
A través de la Dirección financiera de laempresa se podrá autorizar la creación de un Fondo de caja chica, una vez que se haya realizado un análisis de las necesidades de cada unidad o dependencia de la empresa, a fin de verificar o corroborar la creación del mismo.
Cada Gerente o Coordinador deberá realizar exposición de motivos donde se justifique la creación del Fondo, dicha exposición será analizada por la Dirección Financiera.El fondo será manejado por el responsable o custodio (empleado) a quien se le asignó la caja chica, por ningún motivo será fraccionado y/o entregado a terceras personas.
4.2. Monto
El monto del fondo se establece de acuerdo las necesidades administrativas, tomando en cuenta el valor mensual del movimiento de gastos menores, la disponibilidad y programación de fondos de la empresa. Elmonto de fondos de Caja Chica no podrá exceder a $150 (Ciento cincuenta dólares).
4.3. Custodio de caja chica
El Custodio del fondo de Caja Chica, debe ser designado por escrito.
El Custodio del Fondo de Caja Chica debe ser un empleado que por la naturaleza de sus tareas, permanezca la mayor parte del tiempo laborable dentro de las oficinas y que no participe de manera directa ni indirectaen labores relacionadas con los registros contables u otras funciones financieras.
El dinero que integra el fondo de Caja Chica y los documentos que respaldan sus operaciones, deben permanecer resguardados bajo llave, de manera ordenada y en un
lugar seguro.
Diariamente el Custodio del fondo de Caja Chica debe hacer un arqueo para determinar su saldo al final de cada día, sinperjuicio de los arqueos que de manera independiente puedan realizar el/los funcionarios autorizados del Departamento de Financiero.
El Custodio del Fondo de Caja Chica debe firmar un recibo oficial al recibir los fondos, no puede existir más de un Custodio.
Contabilidad debe cargar a cuenta del Custodio del Fondo de Caja Chica todos los faltantes registrados, estos montos deben ser deducidos del...
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