instructivo de codificacion contable
Páginas: 5 (1097 palabras)
Publicado: 5 de mayo de 2013
INSTRUCTIVO DE CODIFICACION CONTABLE
Este instructivo tiene por objeto describir los pasos para realizar la codificación contable de acuerdo a los principios contables generalmente aceptados.
Estructura de codificación
La estructura de codificación ha sido creada sobre la base de un sistema de códigos y denominaciones de cuentas que contempla distintos niveles de clasificaciones,distinguiendo los siguientes:
Rubro: Se identifica con el primer dígito
Clasificación: Se identifica con los dos primeros dígitos
Cuenta: Se identifica con los tres primeros dígitos
El sistema de codificación establecido hasta el nivel de subcuenta emplea cinco (03) dígitos.
Clasificación del catálogo de cuentas
Mecanismos de control.
Recursos técnicos que se utilizan paraprevenir o descubrir errores o irregularidades a medida que se desarrolla el ciclo de un proceso hasta generar el producto y/o resultado
•Error: Declaración incorrecta no intencional u omisión de cifras o revelaciones en los estados financieros.
•Irregularidad: Declaración incorrecta u omisión intencional de cifras o revelaciones en los estados financieros.
- Comprobante contable:
Documentoque debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento, a cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.
Proceso:
Recibir información y documentos soporte así:
De órdenes de pago
Archivo plano generado del sistema de órdenes depago
De nómina
Reporte de la oficina de gestión humana, con las Relaciones de autorización del pago de la nómina de los empleados, y planilla de fiscales con sus anexos (anexos discriminando los diferentes entes en pensión, salud, etc).
PROCESO DE ADQUISICIONES INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN CONTABLE
De almacén e inventarios:
Reporte mensual de almacén e inventarios con sus anexos. Yconfirmar cierre mensual en el sistema de inventario.
De cuentas de planeación y presupuesto
Reporte mensual impreso de la ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento e inversión, ejecución de disponibilidades y vigencias futuras a su vez en medio magnético
De responsabilidades
Reporte o informes de pérdida de elementos devolutivos, faltante de fondos, mayores valores pagados ennómina, fallos por cobró coactivo y por asuntos disciplinarios u otros como presuntos detrimentos patrimoniales
De depreciación
Planilla y/o reporte del movimiento mensual de la depreciación acumulada de los elementos. Reporte generado del sistema de contabilidad para bienes inmuebles.
De otros Ajustes
Reporte de actas de obra parcial o final
Reporte generado del sistema de Tesorería Distritaldonde se registra los diferentes reintegros por diferentes conceptos como (reintegro de nómina, Servicios Públicos, dineros no ejecutados).
Otros ajustes por reclasificación de cuentas contables o por valor.
Caja menor
Reembolso mensual la relación de gastos presentada por cada responsable con los soportes que respaldan la solicitud de reintegro
Legalización final, la relación degastos presentada por cada responsable con los soportes que respaldan la legalización incluido recibo de caja por reintegro si existe
Se verifica la información anexa con estos criterios:
Órdenes de Pago:
Verificar la información contenida en las órdenes de pago en cuanto a su codificación efectuada. Para causación y cancelación. Confrontar que las órdenes de pago que fueron radicadas entesorería sean canceladas.
Nómina
Verificar que la información contenida en las relaciones de autorización y parafiscales sean correctas y que corresponda al mes reportado.
Almacén:
Verificar que la información contenga entradas al almacén o al servicio soportadas con la respectivas copia de la factura, existencia de salidas de almacén, bajas, reintegros, reposición de bienes, traslados,...
Este instructivo tiene por objeto describir los pasos para realizar la codificación contable de acuerdo a los principios contables generalmente aceptados.
Estructura de codificación
La estructura de codificación ha sido creada sobre la base de un sistema de códigos y denominaciones de cuentas que contempla distintos niveles de clasificaciones,distinguiendo los siguientes:
Rubro: Se identifica con el primer dígito
Clasificación: Se identifica con los dos primeros dígitos
Cuenta: Se identifica con los tres primeros dígitos
El sistema de codificación establecido hasta el nivel de subcuenta emplea cinco (03) dígitos.
Clasificación del catálogo de cuentas
Mecanismos de control.
Recursos técnicos que se utilizan paraprevenir o descubrir errores o irregularidades a medida que se desarrolla el ciclo de un proceso hasta generar el producto y/o resultado
•Error: Declaración incorrecta no intencional u omisión de cifras o revelaciones en los estados financieros.
•Irregularidad: Declaración incorrecta u omisión intencional de cifras o revelaciones en los estados financieros.
- Comprobante contable:
Documentoque debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento, a cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.
Proceso:
Recibir información y documentos soporte así:
De órdenes de pago
Archivo plano generado del sistema de órdenes depago
De nómina
Reporte de la oficina de gestión humana, con las Relaciones de autorización del pago de la nómina de los empleados, y planilla de fiscales con sus anexos (anexos discriminando los diferentes entes en pensión, salud, etc).
PROCESO DE ADQUISICIONES INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN CONTABLE
De almacén e inventarios:
Reporte mensual de almacén e inventarios con sus anexos. Yconfirmar cierre mensual en el sistema de inventario.
De cuentas de planeación y presupuesto
Reporte mensual impreso de la ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento e inversión, ejecución de disponibilidades y vigencias futuras a su vez en medio magnético
De responsabilidades
Reporte o informes de pérdida de elementos devolutivos, faltante de fondos, mayores valores pagados ennómina, fallos por cobró coactivo y por asuntos disciplinarios u otros como presuntos detrimentos patrimoniales
De depreciación
Planilla y/o reporte del movimiento mensual de la depreciación acumulada de los elementos. Reporte generado del sistema de contabilidad para bienes inmuebles.
De otros Ajustes
Reporte de actas de obra parcial o final
Reporte generado del sistema de Tesorería Distritaldonde se registra los diferentes reintegros por diferentes conceptos como (reintegro de nómina, Servicios Públicos, dineros no ejecutados).
Otros ajustes por reclasificación de cuentas contables o por valor.
Caja menor
Reembolso mensual la relación de gastos presentada por cada responsable con los soportes que respaldan la solicitud de reintegro
Legalización final, la relación degastos presentada por cada responsable con los soportes que respaldan la legalización incluido recibo de caja por reintegro si existe
Se verifica la información anexa con estos criterios:
Órdenes de Pago:
Verificar la información contenida en las órdenes de pago en cuanto a su codificación efectuada. Para causación y cancelación. Confrontar que las órdenes de pago que fueron radicadas entesorería sean canceladas.
Nómina
Verificar que la información contenida en las relaciones de autorización y parafiscales sean correctas y que corresponda al mes reportado.
Almacén:
Verificar que la información contenga entradas al almacén o al servicio soportadas con la respectivas copia de la factura, existencia de salidas de almacén, bajas, reintegros, reposición de bienes, traslados,...
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