Instructivo De Limpieza De Documentos

Cronograma y periodicidad

El programa de limpieza para documentos, áreas de trabajo y de depósito debe ser permanente y periódico. Se debe procurar la realización de una limpieza en seco y en húmedo por lo menos una vez al mes en las áreas de depósito y un control de eficiencia en cada una. Tanto la programación como los controles deben quedar consignados en formato s diseñados con estepropósito

Para planear las actividades de limpieza se debe definir un cronograma que tenga en cuenta los siguientes aspectos:

El personal capacitado del que se dispone o la planeación de la capacitación necesaria.
Reserva de recursos e insumos para cada vigencia.

La cantidad de metros lineales de documentación.

Inspección visual para determinar el estado de conservación y las prioridades. Apartir del resultado, iniciar la limpieza por los documentos más afectados.

La carga de polvo o suciedad presente en el espacio, que dependerá de varios factores como por ejemplo la ubicación del inmueble y su entorno.

El área de los espacios en metros cuadrados y los materiales constructivos.

Dotación para funcionarios y rutinas para trabajo documental
- overoles o batas(preferiblemente con cierre de cremallera y puño ajustado) - tapabocas o respiradores desechables
- gorros desechables
- guantes desechábles
- gafas plásticas transparentes protectoras
- jabón antibacterial líquido
- suero fisiológico

· Suministrar dotación a los funcionarios que van a emprender cualquier tipo de trabajo con el material documental. Extremar las medidas si se trata de material con altaconcentración de polvo o material contaminado.
· Usar siempre overol o bata de trabajo en buen estado y llevarla SOLO mientras ejecuta las labores. Lavar la bata, por separado con hipoclorito cada tres u ocho días, dependiendo de la suciedad que presente:
· Utilizar guantes y tapabocas desechables: Luego de cada. jornada de trabajo deberán renovarse ya que no es material reutilizable.
· Si ladocumentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas transparentes protectoras. Se recomienda llevar el cabello largo recogido.

· Si la documentación presenta gran concentración de polvo o contaminantes biológicos se debe limpiar antes de emprender trabajos de organización archivística.
· Tener en cuenta que mientras trabaja no deberá restregarse los ojos, meterse los dedosa la boca ni tocarse el cabello.
· En los períodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algún alimento o cuando se vayan a realizar otras actividades, los funcionarios se deberán lavar las
· manos y si se pueden lavar la cara también con jabón antibacterial.
· Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiológico.
· Las actividades deberán hacerse intercalando periodosde trabajo de máximo hora y media seguidos de quince minutos de descanso.

1. Limpieza documental y realmacenamiento

La limpieza se deberá ejecutar en un sitio diferente al lugar de trabajo de oficina o del depósito de archivo en una área aislada y ventilada, que, dependiendo de la cantidad de trabajo y del grado de deterioro del material a tratar, deberá a su vez limpiarse y desinfectarseperiódicamente.

Materiales
- aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco
- tela yersilón
- brocha ancha comercial de cerda suave
- material plástico: clips - ganchos
- carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o cartulina blanca)
- cinta de faya de poliéster-algodón
- caja de archivo (comercialmente cajas paraarchivo de gestión o histórico según el caso).
- alcohol antiséptico al 70%

· Esta limpieza SIEMPRE se debe hacer en seco. NUNCA aplicar ningún tipo de producto sobre los documentos.
· Tener cuidado al colocar la documentación que se va a trabajar en el mismo sitio donde se vaya a hacer la limpieza. Se debe colocar en un sitio alejado de la caída del polvo. Sería preferible dejarla fuera...