Instructivo de manejo del Archivo

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INSTRUCTIVO DE
ORGANIZACIÓN
Y GESTION DEL ARCHIVO CENTRAL
DE LA UNIDAD DE VIGILANCIA
CENTRO OCCIDENTE
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INTRODUCCION
Los archivos de la Unidad de Vigilancia Centro Occidente representan la gestión y la
memoria de las actividades cumplidas en la administración. Estos archivos constituyen
testimonios jurídicos y administrativos para los ciudadanos y para la Unidad, por lo que
se hacenecesario salvaguardar los documentos.
En la descripción del proceso archivístico se pretende unificar algunas tareas técnicoadministrativas
de registro, control, distribución, despacho, archivo y conservación de
documentos que se tramitan en la Unidad.
Estas tareas que, posiblemente, las vienen cumpliendo independientemente algunas
unidades administrativas, deberán ser realizadas por unaUnidad de Archivo Central,
cuando así lo amerite; esto permitirá mantener el control y seguimiento de los trámites
y acciones internas, así como mejorar la organización de los archivos de gestión. En
síntesis, con este instructivo se pretende normar lo que se conoce como
administración de documentos y archivos.
La administración de documentos y archivos debe ser planificada y debe adaptarse alos intereses, requerimientos y realidad de la institución, tomando en cuenta aquellos
elementos considerados básicos y elementales como: la Entrada, el Proceso y la
Salida de la información documental; a este proceso se deben añadir los formatos que
sean necesarios y que permitan optimizar los procesos.
OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO
• Determinar niveles de responsabilidad sobre la ejecución detareas en el
campo archivístico.
• Garantizar la fluidez y la agilidad en los trámites que deben atenderse en la
difusión e información que el usuario requiera.
• Salvaguardar y conservar los documentos organizadamente.
AMBITO DE APLICACION
Este Instructivo está dirigido a toda la Unidad y será aplicado en todas las áreas o
departamentos que tengan servicios archivísticos.
NORMAS PARAACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL INSTRUCTIVO
La información del Instructivo está actualizada a la fecha de su aprobación. Se
recomienda su revisión de manera eventual, para esto deberá acogerse las
sugerencias de los usuarios o personal involucrado directamente en su manejo. Se
observarán las siguientes normas para actualización y mantenimiento:
1. Todo tipo de actualización de la informacióncontenida en el presente Instructivo
deberá distribuirse a cada de las áreas o departamentos de la Unidad.
2. La Distribución de la actualización del Instructivo se la hará mediante una
comunicación en la que se explique las páginas que deben extraerse y las que
deben colocarse.
3. Las páginas extraídas del Instructivo deberán ser destruidas de inmediato.
ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL
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Las Unidaddeberá contar con el Departamento de Archivo Central, que dependerá
jerárquicamente del Comandante o de quien delegue, con el que mantendrán
coordinación permanente.
FUNCIONES
1.1 Del Departamento de Archivo Central (DAC)
Las funciones que se detallan a continuación deberán considerarse como actividades
básicas y propias del Departamento:
• Dirigir las actividades de archivo a nivelinstitucional, que permitan la
planificación, organización, control, supervisión y coordinación con las demás
unidades administrativas de la institución.
• Asignar funciones al personal que integra el Archivo Central.
• Elaborar la tabla de plazos de conservación documental (TPCD) en
coordinación con las unidades administrativas.
• Establecer los períodos cronológicos de transferenciasdocumentales de los
archivos de oficina al Archivo Central.
• Recibir, controlar y comprobar el inventario de la documentación transferida de
las Unidades Administrativas, que han cumplido los plazos de permanencia y
legalizar el "Acta de Entrega-Recepción de documentos".
• Ubicar la documentación que recibe en las estanterías, con su respectivo
código que corresponde a cada unidad administrativa.
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