Instructivo de producción documental

INSTRUCTIVO DE PRODUCCION DOCUMENTAL

ELABORADO POR: MIGUEL ANDRES CANO AGUIRRE

SAN PEDRO VALLE, 25 DE JULIO DE 2012
TABLA DE CONTENIDO

Página

1. OBJETIVO……………………………………………………………………3
2. ALCANCE Y RESPONSABLES…………………………………………...3
3. BASE NORMATIVA………………………………………………………...3
4. LINEAMIENTOS GENERALAR…………………………………………..4
5. PROCEDIMIENTO………………………………………………………....6

5.1CARTA………………………………………………………………………6
5.1.1 PARTES DE LA CARTA…………………………………………………..6
5.1.2 EJEMPLO DE CARTA…………………………………………………….8

5.2 CIRCULAR………………………………………………………………....9
5.2.1 PARTES DE CIRCULAR………………………………………………....9
5.2.2 EJEMPLO DE CIRCULAR……………………………………………....10

5.3 MEMORANDO…………………………………………………………....11
5.3.1 PARTES DE MEMORANDO…………………………………………....11
5.3.2 EJEMPLO DE MEMORANDO……………………………………….....12..
5.4 ACTAS…………………………………………………………………….13
5.4.1 PARTES DE ACTAS………………………………………………….....13
5.4.2 EJEMPLO DE ACTAS……………………..........................................15

5.5 CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS…………………………………..16
5.5.1 PARTES DE CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS…………………..16
5.5.2 EJEMPLO DE CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS…………………19

1. OBJETIVO

Con este instructivo buscamos dar pautas paracómo elaborar documentos en una entidad de manera fácil y concreta. Es muy importante saber elaborar documentos para cualquier situación que se presente y para cualquier cargo que estemos desempeñando. Queremos instruir a las personas con bases normativas y lineamientos generales que serán muy útiles para la vida profesional de cada individuo que utilice esta guía para una buena redacción de unacarta, circular, memorando, actas, constancias y certificados.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

Alcance: Jefe de archivo de la empresa.

Responsables: Empleados de la empresa y funcionario

3. BASE NORMATIVA

GTC 185 DE 2009

4. LINEAMIENTO GENERALES

- Lugar de origen y fecha de elaboración

Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completaen orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (minúscula) y año (sin separado con punto), según el estilo.

- Se recomienda los siguientes márgenes.

Superior entre 3cm y 4cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4cm
Lateral derecho entre 2cm y 3cm

- Estilos

Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como alternativa:- Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo

- Bloque: Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

- Semibloque: Conservando la distribución del estilo bloque el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.

- Texto

En lascomunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje. Se escribe en mayúscula inicial pero sin negrilla.

- Firma

Ningún documento debe ir sin firma.

- Fuente

Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación.

- Tamaño

Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto.

Se sugiere no utilizar negrilla.

- Hora

La hora del día esta basada en el sistema internacional de 24 horas y después de la cifra se describe la palabra horas.

Ejemplo: La reunión del comité 188 será a las 08:30 horas.
El refrigerio se sirve a las 15:30 horas

-Nit

En todo documento debe de ir el número de identificación tributaria (Nit).


- Líneas Especiales

Línea de anexo, copia e identificación del transcriptor.

Copia: Fiel reproducción de un documento.
Transcriptor: El que transcribe un documento
Redactor: El que redacta un documento con sus propias palabras
Anexos: CD, fotos CD-ROM etc.

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