Instructivo Descripción Documental
Páginas: 9 (2070 palabras)
Publicado: 31 de julio de 2012
INSTRUCTIVO DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL PARA
LAS HISTORIAS ACADÉMICAS DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DE SECUNDARIA Y MEDIA VOCACIONAL
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
El último de los procesos técnicos para organizar documentos de archivo consiste en la descripción[1].
Para identificar las unidades documentales, objeto del presente instructivo, se procederá a diligenciar los formatos elaboradosdurante las prácticas que desarrollaron los aprendices del Técnico en Asistencia en Administración Documental del grado undécimo, promoción 2011, basados en los criterios que establece el Acuerdo AGN 042 de 2002 y la NTC 4095 de Descripción Archivística; el primero determina en el artículo 4, numeral 5 “las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal formaque permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso”.
Rótulo de Carpeta e Instrucciones para su Diligenciamiento
[pic]
Figura 5. Rótulo de Carpeta
Sección: Se registra el nombre de la Unidad Administrativa oproductora de documentos que se encuentra en la estructura orgánica correspondiente.
Subsección: Se registra el nombre de la unidad que hace parte de la sección productora de los documentos que se encuentra en la estructura orgánica correspondiente. (En algunas situaciones no existen, por lo tanto el organigrama no lo presenta)
Serie: Se consigna el nombre asignado al conjunto de unidadesdocumentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, en el caso de la Institución Educativa, establecidas en el cuadro de clasificación documental respectivo. En este caso corresponderá a HISTORIAS ACADÉMICAS.
Subserie: En este campo se registra el nombre asignado al conjunto de unidadesdocumentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas, las cuales aparecen en las Tablas de Retención Documental, cuando la Institución disponga de ellas.
No. de expediente: Corresponde para la unidad documental Historias Académicas al número del documento de identidad del titular.
No. de folios: “Los tipos documentalesque integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control”. La foliación se hará, de 1 a n en cada folio (Acuerdo 042 de 2002, artículo 4, numeral 4).
Fechas Extremas: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (aaaa/mm/dd). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientesal año, los dos (2) dígitos al mes y también los dos (2) del día. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando los documentos de archivo no tengan fecha s.f.
No. de Carpeta: Los legajos, las carpetas o expedientes ubicados en el correspondiente grado (décimo o undécimo). En el rótulo se debe registrar el número de legajos, carpetas o expedientes que contenga cada caja.Formato Único de Inventario Documental e instructivo
[pic]
Figura 6. Formato Único de Inventario Documental
La institución educativa cuenta con el formato de inventario documental y según el Acuerdo 042 de 2002, artículo 7º, “Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, junto con su instructivo…”
• OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarseel nombre de la dependencia o unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
• DEPENDENCIA QUE RECIBE. Debe colocarse el nombre de la dependencia que recibe las unidades documentales, una vez hayan terminado sus tiempos de retención en archivo de gestión.
• OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:...
LAS HISTORIAS ACADÉMICAS DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DE SECUNDARIA Y MEDIA VOCACIONAL
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
El último de los procesos técnicos para organizar documentos de archivo consiste en la descripción[1].
Para identificar las unidades documentales, objeto del presente instructivo, se procederá a diligenciar los formatos elaboradosdurante las prácticas que desarrollaron los aprendices del Técnico en Asistencia en Administración Documental del grado undécimo, promoción 2011, basados en los criterios que establece el Acuerdo AGN 042 de 2002 y la NTC 4095 de Descripción Archivística; el primero determina en el artículo 4, numeral 5 “las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal formaque permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso”.
Rótulo de Carpeta e Instrucciones para su Diligenciamiento
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Figura 5. Rótulo de Carpeta
Sección: Se registra el nombre de la Unidad Administrativa oproductora de documentos que se encuentra en la estructura orgánica correspondiente.
Subsección: Se registra el nombre de la unidad que hace parte de la sección productora de los documentos que se encuentra en la estructura orgánica correspondiente. (En algunas situaciones no existen, por lo tanto el organigrama no lo presenta)
Serie: Se consigna el nombre asignado al conjunto de unidadesdocumentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, en el caso de la Institución Educativa, establecidas en el cuadro de clasificación documental respectivo. En este caso corresponderá a HISTORIAS ACADÉMICAS.
Subserie: En este campo se registra el nombre asignado al conjunto de unidadesdocumentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas, las cuales aparecen en las Tablas de Retención Documental, cuando la Institución disponga de ellas.
No. de expediente: Corresponde para la unidad documental Historias Académicas al número del documento de identidad del titular.
No. de folios: “Los tipos documentalesque integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control”. La foliación se hará, de 1 a n en cada folio (Acuerdo 042 de 2002, artículo 4, numeral 4).
Fechas Extremas: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (aaaa/mm/dd). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientesal año, los dos (2) dígitos al mes y también los dos (2) del día. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando los documentos de archivo no tengan fecha s.f.
No. de Carpeta: Los legajos, las carpetas o expedientes ubicados en el correspondiente grado (décimo o undécimo). En el rótulo se debe registrar el número de legajos, carpetas o expedientes que contenga cada caja.Formato Único de Inventario Documental e instructivo
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Figura 6. Formato Único de Inventario Documental
La institución educativa cuenta con el formato de inventario documental y según el Acuerdo 042 de 2002, artículo 7º, “Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, junto con su instructivo…”
• OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarseel nombre de la dependencia o unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
• DEPENDENCIA QUE RECIBE. Debe colocarse el nombre de la dependencia que recibe las unidades documentales, una vez hayan terminado sus tiempos de retención en archivo de gestión.
• OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:...
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