Instructivo Manejo Trd

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN 1. 2. 3. Alcance e Importancia Ciclo Vital del Documento Archivo de Gestión 3.1 3.2 3.3 4. Definición Funciones del Archivo de Gestión Importancia de los Archivos de Gestión 2 4 5 6 6 7 7 8 8 8 11 17 19

Tabla de Retención Documental 4.1. Definición 4.2. Componentes de la TRD

5. 6. 7. 8. 9. 10.Organización de Archivos de Gestión Préstamo de Documentos Acceso y servicios

Pasos a seguir para la preparación y transferencia documental primaria 21 Conservación preventiva en archivos Marco Normativo 22 23 25 29

GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS BIBLIOGRAFÍA

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INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 1. Objetivo

Proporcionar al ICBF, unaherramienta archivística que facilite a los funcionarios de las dependencias productoras de documentos de las Regionales y Agencias, conocer las pautas necesarias para la organización de los archivos de gestión, como iniciadores del ciclo vital del documento. 2. Alcance e Importancia

La Ley 594 de 2000, establece en su artículo 24 la obligatoriedad para las entidades del estado, de “elaborar yadoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”. A través de la Circular 001 de 2001 del Archivo General de la Nación, se establece como plazo máximo noviembre de 2002, para la presentación de las Tablas de Retención Documental, al ente respectivo. La tabla de retención documental, hace parte de la gestión documental, dentro de la cual se contemplan aspectos como: recepción, distribución,consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final de los documentos. Por lo anterior la Tabla de Retención Documental, se convierte en un instrumento de normalización para la gestión documental, que facilita la organización de los archivos de gestión. Es importante que los funcionarios del ICBF, antes de emprender la organización de los archivos de gestión con base enlos criterios archivísticos señalados en la tabla de retención, implementen como parte fundamental del programa de gestión criterios Normalizados para la producción de documentos y que se diseñe al interior del ICBF un programa institucional de gestión documental, mediante el establecimiento de lineamientos internos que contengan, entre otros, criterios para la generación de documentos, talescomo: Memorando: Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a seguir. Circular: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios. Sobre: Debe contener los datos del destinatario en forma completa Acta: Documento en el que consta lo sucedido,tratado y acordado en una reunión.
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Carta: Se utiliza para relaciones comerciales entre las empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados. La copia debe ser fiel copia del original, no presentar tachones, ni errores de ortografía, y se recomienda firmar en tinta negra.

3.

Ciclo Vital del Documento

Etapas sucesivaspor las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

Valores Primarios

Valores secundarios

ADMINISTRATIVO Legal Fiscal Contable Técnico

Cultural Histórico Científico

4.Archivo de Gestión

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4.1. Definición El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. 4.2. Funciones del Archivo de Gestión Dentro de las funciones que debe...