Instructivo Orfeo 3

.Administración del Sistema
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RESPONSABLE: USUARIO ADMINISTRADOR (Asignado por la Entidad)
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA
DEFINICIÓN: Los ingenieros de ORFEO pueden cambiar el programa y modificarlo para comodidad de la entidad, pero en caso que la entidad necesite cambiar algunas opciones del aplicativo se creo el modulo de administrador. El módulo de administración deOrfeo le permite principalmente crear o modificar usuarios, dependencias, Tarifas, Entidades, entre otros, según sea el caso. Para realizar cualquier tipo de transacción de creación o modificación deberá autenticarse con un usuario que tenga asignado el permiso de Administración en el sistema. Una vez ingrese al Sistema, encontrará el permiso Administración en la sección de permisos, ubicada en laparte izquierda de la pantalla.


Contenido

1 USUARIOS Y PERFILES
1.1 Listado de permisos
1.2 CONSULTA Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS
2 DEPENDENCIAS
2.1 CREAR DEPENDENCIAS
2.2 Consecutivos
2.3 CONSULTA Y MODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS
3 DÍAS NO HÁBILES
3.1 Agregar días no hábiles
3.2 Eliminar días no hábiles
4 ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
4.1 Agregar tipos de envío
4.2 Modificar o eliminar tipos deenvío
5 TABLAS SENCILLAS
5.1 Agregar a Tablas
5.2 Modificar Tablas
6 TIPOS DE RADICACIÓN
6.1 Agregar tipos de radicado
6.2 Modificar o Eliminar tipos de radicado
7 PAÍSES
7.1 Agregar países
7.2 Modificar o eliminar países del sistema
8 DEPARTAMENTOS
8.1 Agregar departamentos
8.2 Modificar o eliminar departamentos del sistema
9 MUNICIPIOS
9.1 Agregar Municipios
9.2 Modificar o eliminarmunicipios del sistema
10 TARIFAS
10.1 Agregar
10.2 Modificar o eliminar Tarifas
11 PLANTILLAS
11.1 Campos para combinación sencilla y Campos combinación masiva
USUARIOS Y PERFILES
Para crear un usuario en el sistema realice los siguientes pasos:
1)Haga clic en “USUARIOS Y PERFILES” dentro de las opciones del módulo de administración
2)Al estar ubicado en la pantalla de “Administración de Usuarios yPerfiles”, seleccione la opción Crear Usuario.
3)Realice el registro de los datos del usuario a crear.
• Perfil: Normal o Jefe de acuerdo a la estructura de la entidad. Recuerde que sólo puede existir un jefe por dependencia.
• Dependencia: Seleccione la dependencia a la cual pertenece el usuario.
• Nro. Cédula: Numero de documento de identidad de la persona que se registra. No puede existirduplicidad de documento.
• Usuario: Nombre de usuario con el que se va identificar ante el sistema. Este solo puede ser ingresado una vez, no es modificable. Por ejemplo: stella.arias
• Nombres y Apellidos: Nombre completo de la persona que se registra. Este campo si puede ser modificado a futuro, pero no se recomienda realizar dichos cambios.
• Fecha de Nacimiento, Ubicación Física, Piso,Extensión y Mail: No son obligatorios, pero permiten obtener datos detallados para la información del usuario.

4) Haga clic en el botón naranja “Continuar”.
5) Automáticamente el sistema le mostrará el listado de permisos los cuales se detallan a continuación:
Nota: En el campo "Nro. Cédula" no se podra repetir un mismo número para dos o mas usuarios.
Listado de permisos
A continuación encontraráel detalle de los permisos vistos en el literal 5 del ítem anterior.


MÓDULO
OPCIONES DEL SISTEMA
DESCRIPCIÓN DEL PERMISO
Digitalización de Documentos
Activo
Le permitirá acceder al digitalizador, por ejemplo: OrfeoScan. También habilita el permiso Asociar Imágenes en formato PDF como imagen principal de un radicado.

Inactivo
No podrá asociar documentos digitalizados a los radicados.
Tablas deRetención Documental
Activo
Habilita el permiso de Tablas Retención Documental. Este permiso es asignado al Administrador de TRD en la entidad.

Inactivo
No tendrá permisos de TRD.
Modificaciones
Activo
Permite realizar la modificación de la información general de un radicado, independiente del usuario que posea el radicado.

Inactivo
El usuario no tendrá permisos de modificaciones
Radicación...