Instructivo para realizar la convocatoria

Instructivo para realizar la convocatoria, conducción y levantar las actas de las asambleas ordinarias y extraordinarias de la asociación de vecinos

Para que todos los copropietarios conozcan las condiciones para realizar la convocatoria, facilitar su asistencia y participación, la conducción de las asambleas y levantamiento de las actas, se elabora el presente instructivo.

Convocatoria –Asambleas ordinarias y extraordinarias
1. La convocatoria correspondiente a la Asamblea general ordinaria, se realizará una vez al año previa convocatoria.
2. El objetivo de las reuniones ordinarias es informar a los miembros sobre la gestión realizada por la Junta Directiva y el balance financiero de la asociación. Así como nombrar la nueva Junta Directiva.
3. La convocatoria de las asambleasextraordinarias se realizará en forma especial para tratar cuestiones de primordial importancia para la marcha de la asociación como ejemplo: modificación parcial o total de los estatutos o atención de algún punto urgente, que no puede ser resuelto por la

Junta Directiva.
4. La convocatoria de las asambleas ordinarias y extraordinarias deben hacerse privadamente por medio de volantes, fijandoel anuncio de la convocatoria de manera visible en los lugares más públicos de la Urbanización.
5. La convocatoria debe especificar: lugar, fecha, hora, puntos a tratar.

Poderes de acreditación
6. Los poderes que acrediten la representación de un propietario ausente por parte de un vecino o familiar, debe ser por escrito donde el copropietario se identifica plenamente y autoriza a otrapersona, también plenamente identificada, a asumir su representación en la asamblea. Este escrito debe ir acompañado con la fotocopia de la cédula de identidad de ambas personas, a fin de verificar que la firma del poder, efectivamente corresponde con la del copropietario ausente y dejar constancia que la firma.

Esta acción tiene por objeto facilitar la obtención del quórum requerido para instalary sesionar en la asamblea y puede incluso, indicar la opinión que desea expresar, caso en el cual el copropietario acreditado, cumple el rol de vigilante de que se cuantifique la opinión del vecino ausente.

Preparativos previos
7. Distribuya los roles entre los miembros de la junta: Presidente, moderador, secretario/a de actas, presentación de informes y recepción de asistentes.
8.Acondiciones el área de la reunión con las sillas, refrigerio y recursos audiovisuales requeridos para la presentación de los puntos a tratar y todo el material que pueda necesitar para las presentaciones.

Quórum
9. La Asamblea general ordinaria, se constituye con la presencia de la mayoría simple de los miembros inscritos en la asociación, para que sus decisiones sean validas.
10. Si la asambleano se reúne con la primera convocatoria, se procederá a hacer una segunda convocatoria, en la cual se dejará constancia de que la asamblea se realizará con los miembros inscritos que asistan.
11. La segunda convocatoria se hará una hora después de la primera convocatoria.
12. En ambos casos se pasara lista a los asistentes quienes firmaran la hoja de asistencia con la finalidad de dejarconstancia de la existencia del quórum reglamentario.

13. Se recuerda que la solución de los problemas, no puede reposar en los hombros de dos o tres representantes, es importante que las soluciones ameritan la participación de todos y cada uno de los habitantes de la Villa.

Roles y responsabilidades
Esta sección tiene como objetivo establecer o definir la actuación de las figuras como "elmoderador" y "el secretario"
14. Si se designa un moderador, el cual puede ser un miembro de la Junta Directiva como un miembro del Conjunto Residencial, la elección del mismo es previo al inicio de las consideraciones sobre la agenda al igual que notificar las reglas que regirán de participación (tiempo, cantidad de intervenciones por persona, entre otras).
15. El moderador de la asamblea debe...