InstructivoCuadroClasificacion06072012

Archivo General de la Nación
Dirección del Sistema
Nacional de Archivos

Instructivo para elaborar el Cuadro
general de clasificación
archivística
Fecha de actualización: 16 de abril de 2012
Acuerdo: 2.3/10

1

Índice

Introducción

………………………………………………3

Objetivo general

………………………………………………4

Objetivos específicos

………………………………………………5

Marco jurídico

………………………………………………6

Cómo elaborar el Cuadrode clasificación archivística

…..….......9

Cuadro general de clasificación archivistica:
Funciones comunes

.................................................................22

Funciones sustantivas (ejemplos) ……............................................30

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Introducción

De acuerdo con los Lineamientos generales para la organización y descripción de
losarchivos de las dependencias o entidades de la administración pública federal
(DOF, 20/02/04), en adelante Lineamientos, el Cuadro de clasificación archivística
es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las
atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.
El Archivo General de la Nación, a través de la Dirección del Sistema Nacional
Archivos, con lacolaboración de su órgano asesor, el Comité Técnico
Unidades de Correspondencia y Archivo del Gobierno Federal (COTECUCA),
desarrollado una propuesta metodológica para el diseño del Cuadro general
clasificación archivística que permite:

de
de
ha
de

• Ordenar los documentos de archivo dentro del espacio físico que ocuparán para
su conservación temporal o definitiva.
• Agrupar los elementos que representan sucontenido para relacionarlos de
manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje
clasificatorio.
Los elementos para elaborar el cuadro de clasificación que ahora se presentan,
se conciben como un mecanismo completo, homogéneo y único destinado a
facilitar el control y el acceso a los documentos de archivo. La clasificación
permite un nivel de comprensión y utilidad de losarchivos como suma de los
procesos de ordenación preestablecida, la operación de identificación y la
creación integrada de criterios clasificatorios.

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Objetivo general

Establecer, a partir de las prácticas y técnicas de la archivística y administración
de documentos, las bases para el diseño del Cuadro general de clasificación
archivística, así como definir lasactividades y estrategias encaminadas a
asegurar su desarrollo uniforme, coherente y atento a los propósitos planteados
en los Lineamientos.

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Objetivos específicos



Establecer los conceptos generales de la clasificación y organización de
los archivos.



Definir la forma en la que debe elaborarse el Cuadro general de
clasificación archivística, estableciendo loscriterios para su formulación.



Determinar las actividades y enumerar los procesos a cumplir.

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Marco jurídico
Ley Federal de Archivos (DOF, 23/01/2012)
Artículo 19
Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta
archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización
expedita de sus archivos, por lo quedeberán contar al menos con los siguientes:
I. El Cuadro general de clasificación archivística

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental (DOF, 11/06/2002)
Artículo 32
Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el
Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los
documentos administrativos, asícomo la organización de archivos de las
dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y
mejores prácticas internacionales.
Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones
aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo,
deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus...