Instrumentos Adimistrativos

ACTA:
Reseña histórica que deja constancia de un hecho ocurrido, que se considera importante y forma parte de la memoria de una institución. A esa acción se le nombra como redactar o hacer el acta.
Partes de un Acta:
A. Introducción
B. Cláusulas o cuerpo del acta y
C. Cierre o finalización.
La introducción consta de: número de acta, nombre de la ciudad, día, mes, año y hora, lugar o sedede la reunión o sesión, título, nombre y puesto de las personas que participan, motivo de la reunión. La introducción puede principiar con o sin sangría.
Las Cláusulas: Deben de ir enumeradas con letras y en mayúsculas. Es preferible enumerarlas hacia el margen izquierdo del papel para mayor uniformidad. La redacción de las cláusulas debe redactarse todo en mayúsculas por ejemplo (PRIMERO,SEGUNDO, TERCERO).
Cierre: El cierre del acta deberá escribirse así; Se da por terminada la presente sesión, en el mismo lugar y fecha arriba mencionados, a las nueve horas con diez minutos. Leída y ratificada, damos fe lo que intervenimos
Después del cierre, se escriben los nombres de las personas que intervinieron para que cada quien sepa en dónde debe colocar su firma.
Si una persona o varias noestán de acuerdo con algunas cláusulas o con todas pueden negarse a firmar el acta. Sin embargo, algunas veces estas personas se ven forzadas a firmar, aun cuando estén de acuerdo. Para no adquirir responsabilidades, la persona que no está de acuerdo con el acta o con alguna cláusula puede levantar otro sí.
Otrosí: Viene del latín alterum otro; sic, que significa además de esto. El otrosí, seescribe unido con inicial mayúscula. Se coloca ante las firmas, de lo contrario la persona lo escribe y seguidamente coloca su firma. Ejemplo
Elementos que conforman el acta:
Lugar, fecha y hora,
Identificación de participación
Cuerpo del acta o Cláusulas o puntos tratados
Cierre
Firma de los participantes

CONOCIMIENTO:

Es un documento que contiene la manifestación escrita de haberrecibido o entregado alguna cosa.

Elementos que conforman el conocimiento:

Lugar y fecha
Nombre de quien recibe
Descripción de lo recibido
Nombre y firma del receptor

Aplicación del Conocimiento:

Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos.


CIRCULAR:
Es el documento utilizado para emitir una orden oconjunto de instrucciones reglamentarias, aclaratorias o recordatorios que sobre una materia envía la autoridad a sus subordinados.
Elementos que Conforman la Circular:
Número de orden
Fecha
Destinatarios
Asunto o Contenido
Firma
La circular se utiliza específicamente para brindar información colectiva acerca de un determinado tema o asunto.

DICTAMEN:

Se origina de una providencia ycontiene informes sobre disposiciones legales aplicables al caso y precedentes, así como, la opinión razonada del signatario, en la cual puede basarse el superior para dictaminar (decir).


Por lo general es emitido por asesores de las oficinas gubernativas a quienes se les ha pedido opinión sobre el asunto.


Elementos que Conforman el dictamen:


Identificación de la oficina que conoceel caso y del asunto que trata,
Descripción de los pasos seguidos para la investigación,
Considerandos o motivos que lo originaron,
El por tanto, que contiene los elementos que lo fundamentan y
La decisión sobre el asunto

RESOLUCIÓN:
Es la decisión que se toma respecto a un asunto, después de haber reunido todo los datos, de haberse formado juicio al respecto y de haber analizado el fondodel mismo.
Indica el final del procedimiento cuando es definitiva, pero en algunos casos aun pueden interponerse recursos.
Se redacta en forma clara, precisa y sin ambigüedades; deberá comprender también la notificación a las partes y la obligación de reponer el papel, cuando así procediere. Es el documento que contiene la decisión de la autoridad competente.
Se utiliza para dar respuesta...