Instrumentos de la Administración


Introducción

La necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos dentro de las organizaciones, hace que se cree dentro de la empresa un área especializada en especificar esos pasos , es importante elaborar entonces un manual que describa la actuación individual o por funciones, para lograr un control adecuado dentro de la empresa.

Enel siguiente trabajo de investigación explicaremos la función de los instrumentos de la administración, los manuales administrativos, los tipos y su importancia dentro de las organizaciones.















LOS INSTRUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos yla acción práctica. Son la representación gráfica de la estructura de una organización, en donde se pone de manifiesto la relación existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa a cada cargo.
Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador, sirviéndole de análisis teórico y práctico de la organización. Através de ellos se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio

REQUISITOS QUE DEBE TENER UN ORGANIGRAMA:

Un elemento (figuras).
La estructura de la organización (relación o subordinación existentes entre las unidades organizativas).
Los aspectos más importantes de la organización.
Las funciones.
Las relaciones entre las unidades estructurales.
Los puestos de mayory aun los de menor importancia.
Las comunicaciones y sus vías (forma en cómo establecen las comunicaciones).
Las vías de supervisión.
Los niveles y los estratos jerárquicos.
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
Las unidades de categoría especial.
TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN DE UN ORGANIGRAMA:

Las casillas deben ser rectangulares.
Las líneas de mando debencaer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.
Las líneas de nivel son siempre horizontales.
A las unidades de mando, las líneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectángulo.
Para los organigramas consultivos la línea que indica su relación de dependencia, es horizontal, tocándose por los lados menores delrectángulo.
Al construir un organigrama se debe tener presente:

Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.
Señalar de la forma más completa las relaciones existentes.
Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.
Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:
Línea oEjecución: Línea de mando debe caer verticalmente.
Estado Mayor o Staff: La línea que indica su relación es horizontal.
Línea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinación.
Línea Quebrada: Representa discontinuidades.
Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial.
Cuando el número de unidades de un mismo nivel esgrande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.
Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente.
FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS:

Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados ono, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
1. Los cargos existentes en la compañía.
2. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
3. Como la autoridad se le asigna a los mismos.
FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS:

Para la ciencia de la administración:
Sirve...