instrumentos informativos de relaciones publicas

INSTRUMENTOS INFORMATIVOS

La comunicación es vital en el campo de las relaciones públicas ya que las empresas e instituciones cada vez están más inmersas en el fenómeno comunicativo. Existe una gran variedad de recursos que utilizan las relaciones públicas y están basados en los instrumentos informativos: hablados, impresos, fotográficos y los mass media entre otros.

Cada vez son máscomunes las empresas responsables de su comunicación o sus relaciones públicas. Unas buenas relaciones públicas utilizarán todos los recursos a su alcance para crear acontecimientos con interés mediático y obtener la máxima cobertura y difusión. Están obligados a distribuir su tiempo y presupuesto de la forma más adecuada y beneficiosa para la empresa. Las relaciones con los medios han de ser detrabajo, respeto y colaboración mutua.
INSTRUMENTOS ORALES
Dentro de los instrumentos orales que tienen la palabra como protagonista, destacaremos los más importantes; la comunicación cara a cara, telefónica, mensajes audiovisuales, discursos, debates y ruedas de prensa.

COMUNICACIÓN CARA A CARA.
Es el procedimiento más habitual, sencillo y elemental de la comunicación. Los encargados destinan deun tercio a dos de su tiempo a comunicarse con los empleados.
CONVERSACIÓN TELEFÓNICA.
Es el segundo medio en importancia dentro de la comunicación de un RR.PP. Es un instrumento rápido y útil. Debemos disponer de suficientes teléfonos y líneas para atender la demanda informativa. Cogeremos la llamada y le atenderemos a la mayor brevedad posible. Elegiremos una música adecuada que no permita alcliente escuchar lo que estamos haciendo en ese momento. A continuación destacaremos unas normas básicas en la comunicación telefónica:

- Respetar el horario de las llamadas.
- Preparar con antelación los datos que necesitaremos para la conversación.
- No interrumpir cuando la otra persona está hablando.
DISCURSOS Y CONFERENCIAS.
Comunicaciones verbales y unidireccionales. Una breveexposición sobre un tema determinado llevada a cabo en público por un orador.
Pueden distinguirse tres tipos de discursos:
- De entendimiento: Buscan agradar y complacer al público. Ejemplos: Discurso de negociación para lograr la fusión con otra compañía de transportes o cadena hotelera.
- Informativos: Pretenden informar, presentar hechos o acontecimientos. Ejemplos: Salida al mercado bursátil deuna empresa o un discurso ante la inauguración de un crucero o un hotel.
- Persuasivo: Buscan la adhesión a una idea. Ejemplos: Un discurso electoral.
DEBATES PROFESIONALES.
El agente de relaciones públicas preparará el debate.
La elección de los colaboradores será de vital importancia para el exito del debate. Deben ser representativos, competentes y polémicos. Deben evitarse caracteres como elpedante, el charlatán o el irritable.
Tendremos que elegir también a un moderador que centrará el debate en todo momento en el tema en cuestión, evitando desviaciones. Limitará el tiempo, el uso y el turno de la palabra con imparcialidad.
Un acto puede convertirse en un fracaso si se realiza ante un medio de comunicación y existe un mal funcionamiento de los micrófonos o una mala climatizaciónde la sala.
RUEDA DE PRENSA.
Modo habitual de ofrecer información a los periodistas. Una conferencia de prensa confiere prestigio a la empresa que lo organiza y solo debe convocarse cuando es absolutamente necesario.

Organización.
Los recursos necesarios para convocar una conferencia son:
Recursos humanos: portavoz, relaciones públicas, fotógrafo, azafatas, personal de mantenimiento,audiovisual y seguridad.
El soporte físico: espacio idóneo y decoración interior donde se celebrará la conferencia de prensa. Ejemplos: hotel, institución, barco, empresa...
Los recursos evaluativos: sistema de recogida y de la información transmitida. Ejemplos: recortes de prensa, grabaciones de radio y televisión...

Elección de la fecha.
Evitaremos coincidencias con otros actos relevantes,...