Instrumentos Técnicos emitidos por el DAFP

Instrumentos Técnicos emitidos por el DAFP.

1 Guía para la Evaluación de la Gestión Pública: herramienta para el ejercicio del control social.

2 Guía de Rendición de Cuentas de la Administración Pública a la Ciudadanía.
3 Serie Documentos de Consulta: Plan Nacional de Formación para el Control Social a la Gestión Pública.

2.2.2 Información Secundaria

Elemento de Control, conformado por elconjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública.

La Información Secundaria es la información que se transforma en la ejecución de operaciones de la entidad. Toma como base la Información Primaria y la relacionada con loshechos financieros, económicos y sociales que se generan en el desarrollo de su función administrativa. Proporciona elementos de juicio a la ciudadanía o partes interesadas, para que verifiquen y determinen el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos por la entidad.

Debe garantizarse su registro oportuno, exacto y confiable para su divulgación, en procura de la realización efectiva yeficiente de las operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir su divulgación a la ciudadanía y a las partes interesadas

Para lograr una efectiva operación en la entidad, la información debe fluir sin ningún obstáculo; es un instrumento y no un fin; su aplicación abarca todos los ámbitos de la organización; constituye el soporte al diseño, operación, evaluación y mejoramiento de losprocesos y debe ser considerada como uno de sus principales recursos o activos organizacionales.

Se pueden identificar dos tipos de Información Secundaria:

1 La formal, que se obtiene de la operación de la entidad y se materializa a través de su estructura documental. Para su obtención requiere de la identificación y estructuración de diferentes fuentes como el Manual de Procedimientos (deOperación), los resultados de información que generan los diferentes procesos, los informes elaborados, las actas de reuniones, los registros contables y de operación, la intranet, entre otros.

2 La informal, que conforma el capital intelectual de la entidad y corresponde a los conocimientos y experiencias y al ejercicio de interacción entre los servidores. Dado su potencial para el mejoramientoinstitucional, este tipo de información requiere de un mayor esfuerzo para su obtención, lo que obliga a la Administración a desarrollar estrategias para motivar a los servidores a formalizarla y canalizarla en los sistemas de información.

Metodología

El análisis se efectúa mediante una encuesta de percepción, acerca de la Información Secundaria y, de acuerdo con los resultados obtenidos, se diseñanlas acciones que permitan el ajuste de éste elemento de Control dentro del Sistema de Control Interno de la Entidad.

Normas de referencia.

1 Ley 87 de 1993, artículos 1 y 2.

2 Ley 190 de 1995.

3 Ley 594 de 2000.

4 Ley 909 de 2004.

5 Actos administrativos expedidos en la entidad.



2.2.3 Sistemas de Información

Elemento de Control, conformado por el conjunto de recursos humanos ytecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública.

Constituyen el conjunto de tecnologías informáticas construidas, procedimientos diseñados, mecanismos de control implementados y asignación de personas responsables de la captura, procesamiento, administración y distribución de datos e información.Pretende agilizar la obtención de informes y hacer confiable la ejecución de las operaciones internas, al igual que la generación de datos e información dirigida a la ciudadanía y a las partes interesadas.

Como Elemento de Control, la Información requiere de una combinación de datos y hechos que conformen un Sistema en el que se involucren estadísticas, información de planes y programas,...