Integración del control presupuestal

INTEGRACIÓN DEL CONTROL PRESUPUESTAL

El control presupuestal es un instrumento del que se valen las empresas para proyectar, estimar, dirigir y controlar todas sus operaciones. Cuando se habla de control presupuestal, se esta indicando la coordinación de las actividades de los diversos departamentos de la organización por medio de la estructuración de un plan, cuyas partes forman un conjuntocoherente e indivisible, en el que la omisión de cualquiera de sus secciones afectaría el logro de los objetivos deseados.
RESPONSABILIDAD, PREPARACIÓN, MANEJO Y ADMINISTRACIÓN
La responsabilidad de elaboración del control presupuestal, se delega en una persona que habrá de fungir como Director del mismo. Este deberá ser alguien que posea amplios conocimientos y experiencia sobre la empresa y eneste tipo de trabajos además de estar compenetrado con el sistema contable de la entidad, por lo que se busca que tenga como perfil profesional un Licenciado en Contaduría o en Administración para ocupar el puesto como contralor o director de finanzas.
Se requiere de la colaboración de los cuatro departamentos que forman el comité de presupuestos de los cuales son:
• DIRECTOR O GERENTE GENERAL:Políticas generales, proyecciones a futuro.
• DIRECTOR DE FINANZAS O CONTRALOR: Aspectos financieros y de control, estadísticas, costos, impuestos, sistemas y procedimientos, protección a los derechos y obligaciones, análisis de operaciones futuras y presentes así como estudios económicos.
• GERENTE DE VENTAS Y MERCADOTECNIA: Ventas, publicidad, propaganda, expansión o contracción del mercado,colocación de nuevos productos etc.…
• GERENTE DE PRODUCCIÓN O SUPERINTENDENTE: Control de almacén de materiales, de producción, mantenimiento.
El contralor tiene múltiples funciones, pero como director del presupuesto, las principales son:
A. Formular el presupuesto general, así como preparar estados proforma y presupuestados.
B. Analizar y estudiar las variaciones o desviaciones e investigarsus causas.
C. Coordinar y supervisar los presupuestos parciales.
D. Aprobar el diseño de las formas que se utilizaran.
E. Elaborar manuales o instructivos claros, precisos y suficientemente amplios.
F. Pulsar continuamente lo presupuestado con lo realizado así como realizar las correcciones pertinentes y en tiempo.
G. Informar oportunamente a sus superiores y al comité de presupuestos.
H.Centrar sobre él las aclaraciones o soluciones importantes presupuestales.
Las funciones sobresalientes del comité son:
A. Examinar, aprobar y ajustar las estimaciones de gastos departamentales.
B. Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales.
C. Presentar los presupuestos a autorización al gerente general y éste al consejo de administración.
DURACIÓN
Regularmente lospresupuestos abarcan más de uno o dos ejercicios sociales (12 o 24 meses) por la imposibilidad de prever mas delante de estos lapsos; pero fraccionándolos en estimaciones mensuales, trimestrales o semestrales.
MECANICA
Se ha establecido el periodo presupuestario, la selección del personal que deberá de trabajar en la elaboración del presupuesto y el estudio para su conexión con el sistema contable, sepuede comenzar con un boletín dirigido a todos los componentes de la organización, en el que se comuniquen las perspectivas y los objetivos de la empresa, conteniendo un mensaje optimista y atractivo sobre las ventajas que se derivaran para todos.
FASES
A. PREVISIÓN.- Apreciar y tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimiento expedito de las Fases del control Presupuestal.
B.PLANEACIÓN.- Todo acto debe ser planeado y en el caso de los presupuestos con mayor razón, toda vez que resulta ser inherente; uno de los primeros pasos será el de designar a las personas que se harán cargo del sistema presupuestario.
C. FORMULACIÓN.- Esta fase integra la elaboración de los presupuestos parciales, que se hacen en forma analítica de cada departamento del organismo, y la realización de...