Interpretando la cartografia de la gestion de documentos en organizaciones

Interpretando la cartografía de la gestión de documentos en las organizaciones
Manuela Moro Cabero
Citación recomendada: Manuela Moro Cabero. Interpretando la cartografía de la gestión de documentos en las organizaciones [en linea]. "Hipertext.net", núm. 2, 2004.
  1. Introducción
  2. El concepto de gestión de documentos ante la danza del cambio
    2.1. El profesional de archivos comoexplorador de territorios de incertidumbre
  3. Aprendiendo a bailar con programas de gestión al ritmo de iso 15489:2001
    3.1. Fases
    3.2. Procesos
    3.3. Instrumentos
  4. Escribiendo partituras: sobre el programa: manuales de planes estratégicos (políticas) y operativos (procedimientos)
  5. Notas
En ocasiones se ha dicho que las organizaciones son como los exploradores que seencuentran a sí mismos cruzando, casi sin darse cuenta, líneas divisorias entre diferentes territorios, de tal manera que llegando un determinado momento, se hallan en un contexto totalmente diferente del que han dejado atrás en su avance...
J.J. Valero Iglesias, 1991
Notar enseguida los pequeños cambios ayuda a adaptarse a los cambios más grandes que están por llegar
Spencer Johnson, 1999 ¿Quién seha llevado mi Queso?
 
1. Introducción
El contexto de la información está cambiando debido a los efectos de las tecnologías digitales de la información y comunicación así como a los entornos de competitividad en los cuales las organizaciones públicas y privadas se ven abocadas Las primeras, reinventando políticas de gobierno transparentes y accesibles desde el punto de vista informativo ycomunicativo con el ciudadano; las segundas, activando reingenierías de procesos de producción y diseñando sistemas que les permitan el logro de certificados de calidad. Sue Myburgh define los cambios en el entorno, con objeto de resaltar las características del gestor de la información, citando a Kelly al señalar que en la nueva economía mundo se diferencian 3 características: su carácter global, lavaloración de los recursos intangibles (ideas, información y relaciones) y la intensidad de sus interrelaciones [1]. Nos encontramos en una era donde conceptos como capital intelectual [2] (conocimiento humano más capital cognitivo) y capital cognitivo (conocimiento documentado disponible en estudios de investigación, documentos administrativos, etc.) suelen usarse con el fin de señalar el valorde la información. Sin duda alguna asistimos en nuestros días a la predicción que A. Cornellá realizara en sus monografías [3] : a la conversión de la información en recurso estratégico en las organizaciones y, por tanto, ante la obligación - que el profesional debe asumir- de administrarlo como tal. Saber hacer, saber gestionar la información interna de las organizaciones conforman un capitalintelectual y de conocimiento en el que se exige el dominio de nuevas directrices y habilidades para el correcto desempeño del trabajo archivístico.
Sin embargo, en estos tiempos de rápidas e impredecibles transformaciones, la mayor parte de las iniciativas de cambio fracasan. La incapacidad para sostener el cambio se repite constantemente a pesar de los esfuerzos y recursos empleados en ello. Porregla general, los archiveros no estamos exentos de estos fracasos. Parte de la razón radica en que nos conformamos con "recoger la fruta de las ramas bajas" obviando esfuerzos y dificultades mayores. Otra justificación radica en el débil grado de compromiso del archivero, para ejercer un liderazgo reflexivo y perspicaz, potenciador de las tareas de archivo en los entornos de trabajo administrativo;así como por su nivel de preparación ante el cambio para afrontar con disponibilidad, dominio y habilidad los cambios que deben ser acometidos en el sistema de información interna de la organización comprometida con la competitividad y sostenibilidad global; no olvidemos que las organizaciones triunfantes son aquellas que aprenden y se adaptan, potenciando una estructura simple matricial...