interrupciones de agenda


Introducción
En muchos puestos de trabajo existen contantes interrupciones que a veces no son percibidas, pero que se quedan de forma considerable la productividad considerable de los trabajadores. Llamadas telefónicas, visitas inesperadas son algunos ejemplos de cortes inesperados de la ejecución de actividades.

















Grafica



En esta grafica seexplica cómo se van realizando las actividades con interrupciones en el cual el rojo muestra esto ayuda a darnos cuenta en que podemos mejorar.








Reporte
Al realizar las 10 encuetas a 10 personas diferentes en una empresa pude darme cuenta que las 5 interrupciones mas constantes que hay son juntas inesperadas, vistas inesperadas, llamadas telefónicas pero en el cual en la graficaanterior se puede observar que las juntas inesperadas son las que más causan interrupciones ya que por la falta de información se realizan.




















Sugerencias
Visitas inesperadas
1. Los visitantes de cuerda larga dejan de serlo si no les permite sentarse.
2. De citas. No reciba a quien lo las tiene.
3. Haga de sus citas una plática de parado. Reciba y mantengaa sus visitantes fuera de la oficina.

Juntas inesperadas:
1. Cuando realmente se requiera la junta.
2. Trate de llevar a cabo las juntas de pie.se obtienen mejores resultados en menos tiempo.
3. Establezca un límite de tiempo y termine en el lapso establecido.
Llamadas telefónicas.
1. Pida a su secretaria que solucione personalmente las llamadas de rutina
2. Seleccione las llamadaspersonales.
3. Marque los tópicos a discutir antes de la llamada.
Salidas para resolver problemas.
1. Aprende a decir que no
2. No los dejes salir, sin antes a ver terminado lo que estaban haciendo
3. Que no se vuelva una rutina.
Falta de información
1. Mejor comunicación
2. tome decisiones aunque le falte información. Algunos riesgos son inevitables.
3. Mejore sus procedimientosSolución

Visitas inesperadas
Haga de sus citas una plática de parados. Reciba y mantenga visitantes fuera de su oficina
Juntas inesperadas
Establezca un límite de tiempo y termine en el lapso establecido
Llamadas telefónicas
Pida a su secretaria que solucione personalmente las llamadas de rutina
Salidas para resolver problemas
No deje salir, sin antes haber terminado lo queestaba haciendo
Falta de información
Mejor comunicación













Formato de control anexo A.
Llamadas telefónicas
Nombre de la empresa:

Nombre:

Motivo:

Correo electrónico:

Con quien desea hablar:

Quien le atiende:

Comentarios:



Formato de control anexo B.
JUNTAS INESPERADAS
NOMBRE DE LA EMPRESA:_____________________________________________RESPONSABLES:______________________________________________________
MOTIVO DE JUNTA___________________________________________________
OBJETIVO____________________________________________________________
TIEMPO:______________________________________________________________


OBSERVACIONES:_______________________________________________________



_________________________
FIRMACONCLUSION
Hay que tomar medidas para evitar constantes interrupciones en el trabajo. Poner los medios para evitar ser molestados en nuestro empleo además que esto ayudara a reducir y controlar en tiempo para tener mayor productividad.
si eres capaz de reducir el tiempo que dura una interrupción; si eres capaz de acortarlas; si eres capaz de regresar lo más deprisa posible a lo que estabas haciendo:menos daño te producirá esa interrupción. Esta es la clave de todo, la esencia de manejar interrupciones. De alguna manera casi tendría que ser uno de los objetivos del día.














1. ¿Cuántas interrupciones recibe al día?
a) De 3 a5 b) de 5 a 10
2. ¿qué tipo de interrupciones recibe más seguido?
a) Vistas inesperadas b) juntas inesperadas c) salidas para...