Interrupciones de gestión del tiempo

8º.- Interrupciones: Las interrupciones son incompatibles con una eficaz gestión del tiempo. Si estamos decididos a gestionarlo, debemos adoptar medidas para evitarlas, tanto en lo que atañe a nuestra conducta (distracciones, dedicarse momentáneamente a otras tareas, etc...) como a las de terceros (compañeros, llamadas telefónicas, visitas inesperadas, etc...). En el despacho, cerramos el correoelectrónico, filtramos las llamadas a través de las Secretarias o avisamos a nuestros compañeros al respecto (en ocasiones, alguno coloca un cartel en la puerta de su oficina bastante ilustrativo...).
Las interrupciones
Hemos de idear un método para que nos interrumpan lo menos posible. El problema de las interrupciones es que hacen que una tarea se alargue. Cuando somos interrumpidos yvolvemos a la tarea, perdemos unos cuantos minutos releyendo lo que estábamos haciendo y pensando, hasta que al final conseguimos volvernos a centrar.
Las interrupciones más típicas son:
1. El teléfono
Cuando estemos en una tarea que requiera concentración no debemos contestar el teléfono. Lo que hacemos es pedir que la gente deje mensaje (en el buzón de voz o a la secretaria) y nos ocuparemos lallamada más adelante.
Todos, entre los que me incluyo, tendemos a dar una urgencia al teléfono que no tiene. Cuando este suena, tenemos una necesidad de cogerlo para ver quién es, pero que el teléfono suene no es ni urgente, ni prioritario, aunque sí lo puede ser es el mensaje. Por esto hay que coger el hábito de escuchar el contestador nada más terminar la tarea, y si nos encontramos que hay unatarea urgente o prioritaria que hay que acometer, dejaremos lo que estamos haciendo, pero si no la programaremos dentro de nuestra agenda.
Yo lo que peor llevo son las personas que cogen el teléfono cuando estás reunidas con ellas. Estas personas no sólo no valoran su tiempo, sino que además te hacen perder el tuyo. Si has quedado con antelación con alguien, no cojas nunca el teléfono; la personacon la que estás reunido se ha preocupado de pedir una cita, de acudir a ella, y la debes un mínimo de respeto. Si atiendes el teléfono, estás perdiendo tu tiempo y el de la otra persona.
2. Las visitas indeseadas
No debemos aceptar visitas no programadas. Para ello si tenemos secretaria o ayudante, le pediremos que no nos pase citas si no han sido previamente programadas.
Además, tenemos quedejar claro a todo con el que trabajamos que no nos gusta que nos interrumpan, y que si alguien quiere vernos, ha de concertar una cita. Al concertar una cita, sabremos de qué va el tema, y la programaremos en un momento que nos venga bien.
Si de todas formas alguien se mete en nuestro despacho, es aconsejable levantarse y evitar que la persona se siente, así la conversación será más breve.
3.Manejo de interrupciones
4. Las interrupciones en el trabajo, son con frecuencia un aspecto irritante del mismo. Sin embargo
5. tenemos que tener en cuenta que estamos en un entorno de relación y las interrupciones son
6. necesarias para las personas. Además nos ubican en la empresa, relacionándonos y
7. proporcionándonos influencia en la organización.
8. Veamos los diferentes estilos de manejode estos contactos:
9. 1.- Tratar todas las interrupciones todo el tiempo necesario.
10. Este estilo de funcionamiento, mantiene una política de puertas abiertas regularmente, tanto para
11. compañeros como para clientes y otras personas de otros niveles jerárquicos. Las interrupciones
12. para discutir o manejar problemas, oportunidades o asuntos en marcha es lo que más les estimula.
13. Elresto de los trabajos esenciales o prioridades son resueltos antes o después de las horas de
14. oficina, lo que exige con frecuencia, jornadas de trabajo muy largas.
15. ¿Cómo indican los ejecutivos que están en este estilo de manejo de contactos?
La puerta de su despacho está abierta literalmente
_ Tienen una zona cómoda para que sus visitas se sienten
_ Responden a los e-mails menos...