introduccion a la informatica

Función Secretarial

I La Secretaria, imagen de la empresa.
Las cualidades.
Una secretaria es frecuentemente la primera persona con la que entra en contacto quien es extraño a la empresa, sea un cliente, una visita, un colaborador externo, un técnico de un estudio profesional, etc. Esto sucede tanto en una pequeña empresa o en un estudio profesional con una secretaria que es tambiéntelefonista y recepcionista, como en las empresas de mayores dimensiones, en las que se diferencian la secretaria de directivo, de la del director o del administrador delegado.
 
Es evidente que el comportamiento de la secretaria es importante desde el momento en que siendo ella la primera persona con la que se entra en contacto, es también quien da la primera imagen de la empresa.
 
Es tambiénnatural que nadie será tan insensato de juzgar la categoría de una empresa, sobre todo tratándose de empresas grandes, por el comportamiento de la secretaria, aunque ésta sea la secretaria del director general, pero es también evidente que el interlocutor no podrá evitar preguntarse cómo una empresa de tal categoría puede tolerar una secretaria como ésta...
 
Por tanto, hay ciertas cualidades que sonfundamentales tanto para la secretaria de una multinacional como para la de una empresa pequeña. Otras características, sin embargo, son distintas según se trate de un caso u otro.
 
La secretaria se convierte frecuentemente en la tarjeta de visita de la empresa en la que trabaja y refleja sus propias características. Sus dotes, en resumen, han de ser adecuadas con la empresa y el papel que enella desarrolla, ya que su comportamiento será continuamente analizado por todos.
El cuidado del aspecto físico.
Frecuentemente se le pide a la secretaria una buena presencia. Puede parecer discutible que la buena presencia sea una característica exigible. Se puede afirmar que tal requisito sea discriminatorio, anacrónico y que no tiene nada que ver con las capacidades de trabajo. Sin embargo,las opiniones no cambian la realidad de los hechos. Si se exige una buena presencia no es posible ignorarlo.
 
De todas formas se ha de precisar que por buena presencia no se entiende que la candidata haya de ser una especie de modelo. Sencillamente se le pide ser agradable en su aspecto. Recuerde que este ser agradable, más que una cualidad innata, es una característica que se consigue fácilmentecon un poco de cuidado de la propia persona y del aspecto, por tanto, cualquiera puede tener una buena presencia (en este caso, sin comillas) si se peina, viste, maquilla y se desenvuelve de forma adecuada.
 
Sobre este tema es necesario hacer un brevísimo paréntesis. Hay quien sostiene que cada uno es libre de peinarse, vestirse, asearse y comportarse como mejor crea. Ciertamente que es underecho reconocido. Pero, por el mismo principio de la libertad de cada uno, también la empresa es libre de elegir el tipo de persona con la que ha de mantener relaciones, aunque éstas sean sólo relaciones laborales.
 
Esto significa que, dando por supuesto que se cumplan todos los otros requisitos, la empresa o determinados directivos tienen también la libertad de elegiros o no, de valoramosadecuadas para el puesto o no, según el aspecto exterior.
 
Es necesario que el aspecto exterior refleje de la mejor forma posible la propia personalidad.
 
Una vez aclarado esto, pasemos a ver qué significa, en realidad, peinarse, vestirse, desenvolverse, maquillarse, perfumarse, etc., de forma correcta.
 
Significa que tanto el maquillaje como el vestuario ha de ser proporcionado a tu persona.Es decir, ha de esconder los defectos y realzar las cualidades, y no al revés. Significa también, que debes evitar todo exceso. Se ha de huir de un aspecto descuidado, pero también del intento de presentar una elegancia de maniquí.
 
No es permisible una cara que expresa “Me acabo de despertar”, pero tampoco un maquillaje excesivamente pesado y vulgar; no se han de llevar camisas extravagantes...